- এটি কিসের জন্যে?
- এটা কিভাবে?
- মূল প্রক্রিয়া সংজ্ঞায়িত করুন
- একটি ভূমিকা লিখুন
- প্রতিটি প্রক্রিয়া একটি ফ্লো চার্ট স্থাপন করুন
- অন্য কারও পড়ার জন্য পদ্ধতিটি দিন
- চেকলিস্ট এবং ফর্মগুলি তৈরি করুন
- একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল মধ্যে এটি একীভূত
- উদাহরণ
- তথ্যসূত্র
একটি কোম্পানির পদ্ধতির ম্যানুয়াল একটি লিখিত নথি যা তালিকা কিভাবে ধাপে ধাপে নির্দেশাবলীর হয় থেকে একটি ওয়ার্ক কাজ বা কিভাবে সম্পন্ন করতে একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতি মোকাবেলা যখন এটা কর্মক্ষেত্রে দেখা দেয় দুটো কারণে। এটিতে সংস্থার সেরা অনুশীলন এবং মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির বিবরণ রয়েছে।
এই ম্যানুয়ালটিতে কীভাবে কাজটি করা হবে বলে আশা করা যায় তার পদ্ধতি এবং মান রয়েছে। পদ্ধতিগুলির ম্যানুয়ালটি তৈরি করা কোম্পানিকে বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করতে, প্রশিক্ষণের সহজীকরণ এবং স্কেল করার দক্ষতার সুবিধার্থে সহায়তা করে।
এই ম্যানুয়ালটি থ্রি-রিং বাইন্ডার, কোনও নেটওয়ার্ক শেয়ারড ড্রাইভের ফোল্ডার বা প্রক্রিয়াজাতীয় ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে অনলাইনে প্রকাশিত একটি স্বয়ংক্রিয় সংস্করণ হতে পারে। প্রত্যেককে বুঝতে হবে যে প্রক্রিয়াটি ম্যানুয়ালটি কী তৈরি এবং কারওর প্রয়োজন হলে এটি কোথায় পাওয়া যায়।
একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল লেখার জন্য কোনও বিশেষ প্রক্রিয়াতে জড়িত পদক্ষেপগুলির একটি পরিষ্কার বোঝা দরকার। ব্যবসায় বাড়ার সাথে সাথে নতুন পদ্ধতিগুলির প্রয়োজন হবে। পদ্ধতিগুলির ম্যানুয়ালটিকে প্রক্রিয়াগুলির একটি গ্রন্থাগার হিসাবেও ভাবা যেতে পারে।
ম্যানুয়ালটিতে নমুনা পদ্ধতি রয়েছে যা নতুন অপারেটিং পদ্ধতির টেম্পলেট হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। সংস্থার সকল কর্মচারীকে অবশ্যই কোম্পানির নীতি ও পদ্ধতি সম্পর্কে শিক্ষিত হতে হবে; প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালটিতে তাদের সর্বদা অবিলম্বে অ্যাক্সেস থাকা উচিত।
এটি কিসের জন্যে?
একটি সুনির্দিষ্ট লিখিত পদ্ধতি ম্যানুয়াল ব্যবহার করে, একটি সংস্থা আরও কার্যকরভাবে নতুন কর্মীদের প্রশিক্ষণের সুবিধার্থ করতে পারে।
প্রশিক্ষণের বাইরে, একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল বর্তমান দলের সদস্যদের কম ব্যবহারের পদ্ধতিগুলি সম্পর্কে জানার জন্য একটি সংস্থান সরবরাহ করে, মান নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখার সাথে সাথে তারা সঠিক আনুষ্ঠানিকতা সম্পন্ন করে তা নিশ্চিত করে।
তাদের কাছ থেকে কী প্রত্যাশিত তা কর্মীদের অবশ্যই বুঝতে হবে। ব্যবসায়ের প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করতে সুপারভাইজারগুলির একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল প্রয়োজন। মানদণ্ডগুলি নথিবদ্ধ করে আপনি বৃদ্ধি, গুণমান এবং গ্রাহক সন্তুষ্টির জন্য কী গুরুত্বপূর্ণ তা যোগাযোগ করছেন।
নীতি ও পদ্ধতিগুলির মাধ্যমে যা কার্যকরী ক্ষেত্রকে প্রভাবিত করে, সম্মুখ সারির কর্মীদের কার্যকর, সময় সাশ্রয়মূলক সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা দেওয়া হয়।
একটি কার্যকর পদ্ধতি ম্যানুয়াল আন্তঃ বিভাগীয় যোগাযোগের জন্য উপযুক্ত পদ্ধতিগুলি সরবরাহ করে, কর্মীদের অযৌক্তিক তদারকির সাথে জড়িত না হয়ে প্রতিদিন ব্যবসায়ের সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য একত্রে কাজ করার অনুমতি দেয়।
পদ্ধতিগুলির ম্যানুয়ালটির উদ্দেশ্যটি হ'ল উভয় ফর্ম এবং সংস্থার যোগাযোগের মাধ্যমকে প্রতিবিম্বিত করতে বিভিন্ন বিষয়বস্তু সংগঠিত করা, পরিষেবাটি সম্পাদন করতে সক্ষম হওয়া বা স্বল্পতম সময়ে এবং স্বল্পতম সময়ে পণ্য উত্পাদন করতে সক্ষম হওয়া।
এতে কর্মচারী কাজের সন্তুষ্টি এবং প্রেরণাকে বেশি রাখার যুক্ত সুবিধা রয়েছে।
এটা কিভাবে?
প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালটি বিকাশের আগে নীতি, মূল প্রক্রিয়া এবং পদ্ধতির মধ্যে পার্থক্য বোঝা গুরুত্বপূর্ণ।
- নীতি হ'ল দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যগুলি অনুসরণের ক্ষেত্রে তার ক্রিয়াকলাপকে প্রত্যক্ষ ও সীমাবদ্ধ করার জন্য, কোনও সংস্থার নেতৃত্ব দ্বারা প্রণীত এবং প্রয়োগ করা হয় এমন মৌলিক নীতি এবং সম্পর্কিত নির্দেশিকাগুলির সেট।
- বেসিক প্রক্রিয়া আন্তঃনির্ভরশীল ও সংযুক্ত পদ্ধতির ক্রম, যা প্রতিটি পর্যায়ে ইনপুটগুলিকে পণ্যগুলিতে রূপান্তর করতে এক বা একাধিক সংস্থান (কর্মচারীর সময়, শক্তি, মেশিন, অর্থ) খরচ করে consume এই ফলাফলগুলি পরবর্তী পর্যায়ে ইনপুট হিসাবে পরিবেশন করে একটি জ্ঞাত লক্ষ্য বা শেষ ফলাফল না পাওয়া পর্যন্ত।
- পদ্ধতিটি ক্রিয়াকলাপগুলির ক্রম বা ক্রিয়াকলাপের একটি নির্দিষ্ট কোর্স, ধাপগুলি দ্বারা সংজ্ঞায়িত (স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত শুরু এবং সমাপ্তি পয়েন্টগুলি সমন্বিত) যা কোনও কার্য সফলভাবে সম্পন্ন করার জন্য একই ক্রমে পরিচালনা করা আবশ্যক।
মূল প্রক্রিয়া সংজ্ঞায়িত করুন
সংস্থার যে সমস্ত কেন্দ্রীয় প্রক্রিয়া রয়েছে তা অবশ্যই বিবেচনা করা উচিত। প্রক্রিয়াগুলির ম্যানুয়ালটিতে কোন প্রক্রিয়াগুলি রূপরেখা এবং ম্যাপ করা হবে তা নির্ধারণ করে এটি শুরু হয়, আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন সমস্ত পদ্ধতির সংক্ষিপ্তসার তৈরি করে।
যদিও প্রতিটি প্রক্রিয়া তালিকাভুক্ত নাও হতে পারে তবে সর্বাধিক মৌলিক এবং গুরুত্বপূর্ণগুলি প্রতিষ্ঠা করা গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, কোনও রেস্তোরাঁ কীভাবে একটি নির্দিষ্ট থালা তৈরি করা হয় তার মূল প্রক্রিয়াগুলি সংজ্ঞায়িত করতে পারে তবে রেস্তোঁরা পরিষ্কারের প্রক্রিয়াটি যেমন গুরুত্বপূর্ণ।
মূল প্রক্রিয়াগুলির একটি তালিকা তৈরি করা উচিত যা ম্যাপিংয়ের পরে প্রতিটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালটিতে সংহত করা যায়। রূপরেখাটি গাইড হিসাবে কাজ করবে যাতে ম্যানুয়ালটি লেখা শুরু হয় তখন কোনও কাজই বাকী থাকে না।
একটি ভূমিকা লিখুন
ম্যানুয়ালটিতে কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তার একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন, যা ম্যানুয়ালটি ব্যবহার করবেন সরাসরি লোকদের কাছে যায়, ম্যানুয়ালটি ব্যবহার করার সময় পাঠকরা কী আশা করতে পারেন এবং ম্যানুয়ালটি ব্যবহার করার সর্বোত্তম উপায় (অর্থাত্ 'এটি পড়তে কভারটি পড়ুন শেষ "বা" প্রয়োজনীয় হিসাবে পদ্ধতিগুলি খুঁজতে রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহার করুন ")।
প্রতিটি প্রক্রিয়া একটি ফ্লো চার্ট স্থাপন করুন
প্রতিটি প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ বা কার্য দ্বারা সংজ্ঞায়িত হয়। একটি পদক্ষেপ মিস করার অর্থ অর্ডার হারাতে বা বিলম্ব করা বা ত্রুটিযুক্ত শেষের পণ্যটি থাকতে পারে। ফ্লো চার্ট প্রতিষ্ঠা করা কাজের প্রবাহকে সংজ্ঞায়িত করছে।
একটি ম্যানুয়াল সম্পূর্ণ করার জন্য আপনাকে একবারে একটি প্রক্রিয়া শুরু করতে হবে: রূপরেখার প্রথম প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু করুন। প্রক্রিয়াটি শেষ করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি বর্ণিত হয়েছে, তারপরে আপনি ফিরে যান এবং প্রতিটি পদক্ষেপের জন্য বিশদটি লিখে রাখুন।
প্রতিটি পদক্ষেপ পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত তা নিশ্চিত করুন। প্রত্যেকটি পদক্ষেপের প্রত্যেককে নির্দেশাবলী অনুসরণ করার জন্য পর্যাপ্ত বিবরণ দেওয়া উচিত।
উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনি ইন্টারনেটে কোনও প্রয়োজন অনুসারে বিক্রয় প্রক্রিয়াটির জন্য একটি পদ্ধতি তৈরি করছেন। প্রথমে কোনও ফ্লোচার্ট তৈরি করা হয় সম্ভাব্য গ্রাহকরা কীভাবে তারা তথ্যের জন্য অনুরোধ করার পরে যোগাযোগ করা হয়: ফোন কল, ইমেল বা পাঠ্য বার্তার মাধ্যমে।
যদি প্রাথমিকভাবে যোগাযোগের সাথে যোগাযোগ করা যায় না, তবে প্রতিটি টিমের জন্য নির্দিষ্ট স্ক্রিপ্ট সহ বিক্রয় দল কতবার অনুসরণ করে তা গণনা করা হয়।
গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করার সময়, গ্রাহক পণ্যটি কিনেছিল বা অপেক্ষা করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে তার উপর নির্ভর করে একটি আলাদা স্ক্রিপ্ট নিয়োগ করা হয়েছে, পাশাপাশি ফলো-আপগুলির সেটও রয়েছে।
অন্য কারও পড়ার জন্য পদ্ধতিটি দিন
কোনও সহকর্মী বা আপনার চেনা এমন কাউকে এটি পড়তে হবে এবং নির্দেশিকাটি যেমন লেখা আছে তেমন তা অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি পদক্ষেপগুলি সম্পূর্ণ করতে অক্ষম হন বা বুঝতে না পারেন তবে এই ব্যক্তি মূল্যবান প্রতিক্রিয়া সরবরাহ করতে পারে।
পদ্ধতির মন্তব্যগুলির উপর ভিত্তি করে ডিবাগ করা হয়। আপনাকে নির্দেশিকায় নতুন করে লিখতে, সম্পাদনা করতে বা কিছু যুক্ত করতে হতে পারে।
চেকলিস্ট এবং ফর্মগুলি তৈরি করুন
যে কোনও প্রক্রিয়ার জন্য দলের সদস্যদের পক্ষে কোনও ফর্ম বা চেকলিস্ট অনুসরণ করা সহজ। এজন্য ম্যাপ করা প্রক্রিয়ার ভিত্তিতে একটি বিশিষ্ট টেমপ্লেট বিকাশ করতে হবে।
গ্রাহক প্রবেশ করার সময় আপনার যদি নির্দিষ্ট তথ্য সংগ্রহ করতে হয় তবে আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে টেমপ্লেটে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সংক্ষিপ্তভাবে উপস্থাপিত হয়েছে।
এটি ধরে নেওয়া উচিত নয় যে টিম সদস্যরা প্রক্রিয়াটি নির্দেশ করে এমন সমস্ত কিছু মনে রাখে, বিশেষত যখন কোনও ক্লায়েন্ট তাদের কাছ থেকে বসে থাকে। চেকলিস্ট এবং ফর্মগুলি ফ্লোচার্ট এবং প্রক্রিয়া পদক্ষেপগুলির একটি পরিশিষ্ট হিসাবে সংহত করা উচিত।
একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল মধ্যে এটি একীভূত
প্রতিটি প্রক্রিয়াতে একটি ফ্লোচার্ট নির্ধারিত হয়ে যাওয়ার পরে এবং সমস্ত সহায়ক ডকুমেন্ট টেম্পলেট তৈরি করার পরে, তারা একটি সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালটিতে সংহত করা হয়। ম্যানুয়ালটি বিভাগীয় ভিত্তিতে সংগঠিত হয়।
উদাহরণস্বরূপ, পদ্ধতি ম্যানুয়ালটিতে "বিক্রয়", "অপারেশনস" এবং "বিতরণ" বিভাগগুলি থাকতে পারে। প্রতিটি বিভাগকে সেই বিভাগের মূল প্রক্রিয়াগুলিতে বিভক্ত করা হয়, সাধারণত প্রতিটি ক্রিয়াকলাপ সামগ্রিক বিতরণে পণ্য পরিচালনার ক্ষেত্রে করা হয়।
"বিতরণ" বিভাগে আপনার বেশ কয়েকটি প্রধান প্রক্রিয়া থাকতে পারে, যেমন "অর্ডার পান", "সরবরাহের জন্য প্যাকেজ", "শিপিং" এবং "ট্র্যাকিং"।
প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালটি সামগ্রীর সারণির সাথে সজ্জিত এবং প্রতিটি প্রক্রিয়া স্পষ্টভাবে একটি সাহসী শিরোনাম শিরোনাম সহ তালিকাভুক্ত করা হয়।
একটি শিরোনাম পৃষ্ঠা ম্যানুয়ালটির নাম, সামগ্রীগুলির একটি সারণি, উপকরণের সারণির ক্রম অনুসারে ভূমিকা এবং পদ্ধতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।
এমনকি টিমগুলি তাদের বিভাগগুলিতে প্রাসঙ্গিক পদ্ধতিগুলি সনাক্ত করতে সহায়তার জন্য ম্যানুয়ালটি সহজে পর্যালোচনা করার জন্য টিমগুলি রাখা যেতে পারে।
সবশেষে, কপিগুলি তৈরি এবং বিতরণ করা হয়। অবিচ্ছিন্ন প্রতিক্রিয়া উত্সাহিত করুন এবং প্রয়োজন হলে ম্যানুয়াল আপডেট করুন। নীতি এবং পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করে প্রতিটি কার্যকরী অবস্থানের একটি নির্ধারিত স্থানে একটি ম্যানুয়াল পাওয়া উচিত।
উদাহরণ
- একটি নির্দিষ্ট উপায়ে হ্যামবার্গার রান্না করার ম্যানুয়াল।
-আগুন, ভূমিকম্প বা প্রাকৃতিক দুর্যোগের ঘটনাটিতে কীভাবে আচরণ করা যায় তার ম্যানুয়াল
গ্রাহকের অভিযোগ বা আক্রমণাত্মক গ্রাহককে কীভাবে মোকাবেলা করতে হবে তার ম্যানুয়াল।
-কর্মী বাছাই প্রক্রিয়া পরিচালনা করার জন্য ম্যানুয়াল।
-কোনও রেস্তোঁরায় কীভাবে কাজ করা যায় তা জানতে ম্যানুয়াল।
তথ্যসূত্র
- কিম্বারলি লিওনার্ড (2017)। আমি কীভাবে একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেশন প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল লিখব? ছোট ব্যবসা - ক্রোন। smallbusiness.chron.com।
- ক্রিস অ্যান্ডারসন (2017)। একটি নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল কি? Bizmanualz। থেকে নেওয়া: bizmanualz.com।
- বিজফ্লিয়েন্ট (2017)। একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল সংজ্ঞা। থেকে নেওয়া: bizfluent.com।
- ক্রিস অ্যান্ডারসন (2017)। প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালটির উদ্দেশ্য কী? Bizmanualz। থেকে নেওয়া: bizmanualz.com।
- টেমপ্লেট ল্যাব (2018)। 37 সেরা স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) টেমপ্লেট। থেকে নেওয়া হয়েছে: টেম্পলেটব্যাট.কম।
- গ্রেগ মার্সেলো (2017)। স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি ম্যানুয়াল তৈরির জন্য 8-পদক্ষেপ গাইড। Lern। থেকে নেওয়া হয়েছে: blog.lern.org।