- বৈশিষ্ট্য
- গঠন
- নেতৃত্ব
- সাবুনিট মিলছে
- অন্তর্মুখী চিঠিপত্র
- নিয়ন্ত্রণ এবং বিতরণ
- বহির্মুখী চিঠিপত্র
- গুরুত্ব
- তথ্যসূত্র
চিঠিপত্রের ইউনিট একটি কাজ স্টেশান যে পায় শ্রেণী, রেকর্ড এবং কেন্দ্রীয়ভাবে বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে একটি প্রতিষ্ঠানের সকল সদস্যদের জন্য অভ্যন্তরীণ ও বহিস্থিত যোগাযোগ এবং কাগজপত্র বিতরণ করা হয়। এর উদ্দেশ্য হ'ল গ্যারান্টি দেওয়া যে তারা দক্ষতার সাথে দ্রুত এবং সর্বোত্তম পরিস্থিতিতে তাদের প্রাপকের কাছে সরবরাহ করা হয়েছে।
ব্যক্তিগত এবং পাবলিক সত্তা বা কর্পোরেশনগুলি চিঠিপত্রের নিয়ন্ত্রণের প্রক্রিয়াগুলি সহজতর করার জন্য এই নথি পরিচালনা প্রোগ্রামটি বাস্তবায়ন করে। এটি এমন একটি প্রক্রিয়া যা সাংগঠনিক গতিবেগের সাথে একীভূত হয় এবং সংস্থার উদ্দেশ্যগুলি অর্জনের অনুমতি দেয়।
সংবাদপত্র ইউনিট কোনও সংস্থার মধ্যে তথ্যের দক্ষ এবং তাত্ক্ষণিক বিতরণ নিশ্চিত করে। সূত্র: pixabay.com
প্রাচীন সংরক্ষণাগার থেকে ডিজিটাল যুগে, এই বিভাগের সংগঠন পদ্ধতিটি আগ্রহের ডকুমেন্টারি তথ্যে সহজে অ্যাক্সেসের অনুমতি এবং নিয়ন্ত্রণ রেকর্ড, ফাইল, পদ্ধতি ম্যানুয়াল এবং সমস্ত ইতিহাস সুরক্ষিত করার উদ্দেশ্যে তৈরি করা হয়েছে শারীরিক এবং / বা ডিজিটাল ফর্ম্যাটে সংস্থা।
বর্তমানে ডকুমেন্ট পরিচালনা ত্বরান্বিত করার জন্য এমন সফ্টওয়্যার তৈরি করা হয়েছে যা পরিবেশের পরিবেশে ইতিবাচক প্রভাব ফেলেছে, যেহেতু দৈহিক ফাইলটি অদৃশ্য হয়ে যায় এবং কাগজের ব্যবহার এড়ানো যায়।
তেমনি, ইন্ট্রানেট এবং এক্সট্রানেটের মাধ্যমে চিঠিপত্রের সরবরাহ বা প্রাপ্তি আরও গতিশীল এবং ত্বরান্বিত করা হয়।
বৈশিষ্ট্য
সংবাদপত্র ইউনিটের নির্দিষ্ট কার্যাদি ডকুমেন্ট, সংগঠিত এবং দক্ষতার সাথে সেই চিঠিপত্রের বিতরণ করা হয় যা ব্যবসায় বা পরিষেবা সরবরাহ করা হচ্ছে, সেইসাথে প্রশাসনিক এবং সাংগঠনিক ক্রিয়াকলাপ সমর্থন করার জন্য সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি রয়েছে contains
চিঠিপত্রের ইউনিটের নির্দিষ্ট ফাংশনগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
- নথি প্রবেশ এবং প্রস্থান নিয়ন্ত্রণ করুন।
- সংশ্লিষ্ট অঞ্চলে যোগাযোগ বিতরণ করুন।
- অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিকভাবে প্রক্রিয়া যোগাযোগ এবং যোগাযোগ উত্পন্ন।
- স্ক্যান ডকুমেন্টস।
- সংস্থাটির ডকুমেন্টারি তহবিলের দস্তাবেজগুলি অর্ডার করুন, শ্রেণিবদ্ধ করুন এবং বর্ণনা করুন।
- ডকুমেন্টারি উত্পাদন সংরক্ষণ এবং নিয়ন্ত্রণ।
- উত্পাদিত বা প্রাপ্ত সংবাদপত্রের জন্য একটানা সংখ্যা নির্ধারণ করুন (ফাইলিং)।
- যে ডকুমেন্ট এবং যোগাযোগ রাখতে হবে সেগুলি নির্বাচন করুন এবং সেগুলি কেন্দ্রীয় সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর করুন।
গঠন
সংবাদপত্র ইউনিটটি সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানের আকার এবং বৈশিষ্ট্য অনুসারে সংগঠিত হয়। এটি সাধারণত একটি সদর দফতরের উপর নির্ভর করে যা দুটি সাবুনিটে বিভক্ত: একটি প্রবেশের জন্য এবং একটি প্রস্থানের জন্য।
প্রতিটি সাবুনিটের অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক উভয় চিঠিপত্রের সাথে যা কিছু করা দরকার তার প্রশাসন এবং নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যে নির্দিষ্ট কার্য রয়েছে। এই ধরণের ইউনিটগুলি নিম্নরূপে কাঠামোযুক্ত:
নেতৃত্ব
এটি দলিলের উত্পাদন, বিতরণ করার পদ্ধতি, চিঠিপত্র প্রেরণ এবং প্রাপ্তি এবং বিভাগের সদস্যদের কার্যনির্বাহীকরণকে যৌক্তিক, মানসম্মত ও নিয়মিত করার নিয়মকানুন এবং নীতিগুলি সংজ্ঞায়িত করে। এটি বলার জন্য, একটি সমন্বিত উপায়ে তারা দস্তাবেজ এবং সংরক্ষণাগার পরিচালনার প্রক্রিয়া এবং এর দক্ষ পদ্ধতিবদ্ধকরণ জাল করে।
সাবুনিট মিলছে
তিনি সংস্থা কর্তৃক প্রতিষ্ঠিত নীতি ও বিধিবিধানের ভিত্তিতে ডকুমেন্ট পরিচালনা ক্ষেত্রে বিতরণ এবং নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি বাস্তবায়নের দায়িত্বে আছেন। এটি বিভক্ত:
অন্তর্মুখী চিঠিপত্র
এগুলি হ'ল দস্তাবেজগুলি যা প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগে নির্দেশিত হয়। এই এলাকায় নথি প্রাপ্ত হয়। প্রাপ্তির গ্রহণযোগ্যতা সিল করার আগে এটি অবশ্যই যাচাই করা উচিত:
- তারা প্রকৃতপক্ষে প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার উদ্দেশ্যে করা।
- বিষয়টি প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার অন্তর্নিহিত।
- তারা যথাযথভাবে সিল এবং স্বাক্ষরিত হয়।
- সংযুক্তিগুলি, যদি থাকে তবে তা সম্পূর্ণ। যদি তা না হয় তবে দাবিটি অবিলম্বে ইস্যুকারীকে লিখিতভাবে বা মৌখিকভাবে করতে হবে।
- সাবুনিট স্ট্যাম্পটি প্রাপ্তির তারিখ এবং সময় দিয়ে সংযুক্ত করা হয়।
নিয়ন্ত্রণ এবং বিতরণ
তারপরে, দস্তাবেজগুলি বিভাগের সাথে সম্পর্কিত প্রতীক স্থাপন করে শ্রেণিবদ্ধ করা হয় যেখানে তাদের অবশ্যই প্রেরণ করতে হবে। মূল নিয়ন্ত্রণের ডেটা, যেমন প্রাপ্তির তারিখ, যে বিভাগে এটি নির্ধারিত হয়, নিবন্ধকরণ নিয়ন্ত্রণ নম্বর এবং মূল প্রেরকের ডেটা অনুসারে নিবন্ধকরণ পরিচালিত হয়।
এই ডকুমেন্টেশন এবং শ্রেণিবদ্ধকরণ পর্যায়ে পরে, বিতরণ সঞ্চালিত হয়, যা প্রতিটি বিভাগ বা সংস্থাকে চিঠিপত্র প্রেরণ করে নিয়ে গঠিত। বলেছে বিভাগটি প্রাপ্তি এবং চুক্তির স্বীকৃতির ডাকটিকিট লাগিয়ে দেবে।
ইভেন্টে যখন এটি নির্ধারিত হয় যে কোনও নথিকে প্রতিষ্ঠানের দিকে সম্বোধন করা হয়নি বা তার যোগ্যতার মধ্যে নেই, যথাযথ ব্যাখ্যা দিয়ে এটি উত্স প্রেরকে ফিরিয়ে দেওয়া হবে।
বহির্মুখী চিঠিপত্র
এই অঞ্চলটি সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগের কাছ থেকে চিঠিপত্র এবং নথিপত্র গ্রহণ এবং তাদের গন্তব্য অনুযায়ী তাদের সংগঠিত করার দায়িত্বে রয়েছে। তারা নিম্নলিখিত চ্যানেলগুলি অনুমোদনের পরে প্রাসঙ্গিক চ্যানেলগুলির মাধ্যমে এটি প্রেরণ করবে:
- দলিলগুলি অবশ্যই প্রাতিষ্ঠানিক কাগজে লিখিত থাকতে হবে।
- দস্তাবেজগুলিতে স্বাক্ষর করতে হবে (মূল এবং অনুলিপি উভয়)।
- সংযুক্তিগুলি অবশ্যই সংযুক্ত থাকতে হবে।
- প্রাপক এবং ঠিকানার বিশদ অবশ্যই সঠিক হতে হবে।
- চেক আউট এবং চেক আউট অবশ্যই তারিখ এবং কোডের সাথে উপস্থিত হতে হবে।
চালানের জন্য প্রতিষ্ঠিত ডেটা এবং বৈশিষ্ট্যগুলি পর্যালোচনা ও অনুমোদনের পরে, আমরা প্রাপ্তির প্রমাণ মঞ্জুর করতে এগিয়ে যাই।
এই অঞ্চলটি রুট অনুসারে গন্তব্যগুলিতে শ্রেণিবদ্ধকরণের পরে গন্তব্যগুলিতে প্রেরণ ও বিতরণ করার দায়িত্ব গ্রহণ করে (মেল দ্বারা, ব্যক্তিগতভাবে বা সরাসরি, একটি এক্সচেঞ্জের মাধ্যমে, অন্যদের মধ্যে)।
খামগুলিকে লেবেলযুক্ত করা হবে এবং সেগুলিতে থাকা নথিগুলি বিতরণ নিয়ন্ত্রণ বা চালানের মাধ্যমে সনাক্ত করা হবে যার মাধ্যমে তারা প্রেরণ করা হবে। আপনার অবশ্যই রশিদের প্রমাণ হিসাবে স্ট্যাম্পযুক্ত এবং স্বাক্ষরিত নথিগুলির একটি অনুলিপি ফিরে আসতে হবে।
পরিশেষে, এগুলি চেক আউট পরিচালনা এবং নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠার জন্য বর্ণানুক্রমিক, সংখ্যাসূচক, বিষয়ভিত্তিক বা কালানুক্রমিক ক্রমে ফাইল করা হয়।
গুরুত্ব
সংবাদপত্র ইউনিট একটি সংবেদনশীল এবং অত্যন্ত গোপনীয় অঞ্চল। এটি এর উপর নির্ভর করে যে প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে এবং বাহিরে সম্পর্ক এবং যোগাযোগ কার্যকর এবং সময়োচিত পদ্ধতিতে পরিচালিত হয়।
সংবাদপত্র ইউনিটের গুরুত্ব নির্ভর করে যে সংস্থা বা সংস্থার স্মৃতি গঠন করে এমন নথির সংরক্ষণ, হেফাজত এবং সংরক্ষণের নিশ্চয়তা অবশ্যই এটিই।
মূল উদ্দেশ্য হ'ল সত্তার মধ্যে পরিচালিত লিখিত তথ্যগুলিকে সময়মত অ্যাক্সেস সরবরাহ করা।
তথ্যসূত্র
- সান্টিয়াগো ডি কালি বিশ্ববিদ্যালয়ের "সংবাদপত্র ইউনিট"। সান্টিয়াগো ডি কালি বিশ্ববিদ্যালয়: usc.edu.co থেকে 8 জুলাই, 2019-এ প্রাপ্ত
- গুটিরিজ, ই। "আপনার সংস্থার রেকর্ডগুলি সঠিকভাবে গঠন ও সংগঠিত করার 4 টি পদক্ষেপ" এগুলিতে কোনও কাগজপত্র নয়। কোনও কাগজপত্র থেকে নয় জুলাই, 2019 এ পুনরুদ্ধার করা হয়েছে: nosonpapeles.com
- এসকোবার, সি। ক্রিয়াকলাপগুলিতে "নথি সংগঠন"। ক্রিয়াকলাপগুলি থেকে: 8 জুলাই, 2019 এ পুনরুদ্ধার করা হয়েছে: ব্লগস্পট.কম
- কলম্বিয়ার জাতীয় দমকল বিভাগে "ফাইলিং এবং চিঠিপত্রের জন্য অভ্যন্তরীণ বিধিবিধি"। কলম্বিয়ার জাতীয় দমকল বিভাগ থেকে 8 জুলাই, 2019-এ পুনরুদ্ধার করা হয়েছে: ফায়ার ফাইটার্স.মিনিটারিয়ারিয়ো.gov.co
- "ফেডারেল পাবলিক সেক্টরে চিঠিপত্র এবং সংরক্ষণাগার ইউনিট" মন্টেরেরি ইনস্টিটিউট অফ টেকনোলজি অ্যান্ড হিয়ার স্টাডিজ। মন্টেরেরি ইনস্টিটিউট অফ টেকনোলজি অ্যান্ড হায়ার স্টাডিজ: 9esm.mx থেকে 9 জুলাই, 2019 এ প্রাপ্ত