কোনও সংস্থার নিয়ন্ত্রণের মূলনীতি: নীতি ও উদাহরণ - দুদাস - 2025

একটি কোম্পানির নিয়ন্ত্রণ নীতির প্রবিধান যে পদ্ধতি এবং অ্যাকাউন্টিং সাহায্যের পরিচালকদের কাছে ব্যবস্থা তদারকি এবং ব্যবসায়িক কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠিত প্রক্রিয়ার অস্তিত্ব প্রয়োজন, এইভাবে নিশ্চিত যে কোম্পানির সম্পদ সুরক্ষিত হয়।

নিয়ন্ত্রণ নীতিগুলির উদ্দেশ্য হ'ল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি সঠিকভাবে কাজ করে এবং ব্যবসায়ের ইভেন্টগুলি সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয় তা নিশ্চিত করা। স্পষ্টতই, পরিচালকগণ সমস্ত কর্মচারীদের তদারকি করতে পারবেন না, তাই কিছু ভুল বা কিছু জালিয়াতি হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে।

কার্যকর নিয়ন্ত্রণগুলি সনাক্ত এবং স্থাপন করতে, পরিচালনাকে নিয়মিত ঝুঁকি মূল্যায়ন করতে হবে, নিয়ন্ত্রণের বাস্তবায়ন নিরীক্ষণ করতে হবে এবং প্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণগুলি পরিবর্তন করতে হবে।

এ জাতীয় অপরিহার্য ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ ত্রুটি হওয়ার সম্ভাবনা হ্রাস করে এবং সংস্থার সম্পদগুলিকে সুরক্ষিত করে যুক্তিসঙ্গত সুরক্ষা সরবরাহ করে। এর গুরুত্বের কারণে, সংস্থাগুলি নিয়ন্ত্রণের মূলনীতিগুলি বিবেচনা করতে হবে।

প্রধান নিয়ন্ত্রণ নীতি

নিয়ন্ত্রণ পরিবেশ

প্রশাসনিক রীতি এবং প্রবীণ পরিচালকদের প্রত্যাশা, বিশেষত তাদের নিয়ন্ত্রণ নীতিগুলি, নিয়ন্ত্রণ পরিবেশ নির্ধারণ করে।

নিয়ন্ত্রণের পরিবেশে পরিচালনা কমিটি কর্তৃক অতিরিক্ত তদারকি করা হয়, যা প্রশাসনিক অখণ্ডতা, নৈতিক মূল্যবোধ, একটি সংজ্ঞায়িত সাংগঠনিক কাঠামো এবং উপযুক্ত এবং নির্ভরযোগ্য কর্মচারী, কর্তৃত্ব এবং দায়িত্ব নির্ধারণের বিষয়টি নিশ্চিত করে।

কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ

এগুলি সুনির্দিষ্ট নীতি এবং পদ্ধতি যা পরিচালনা তার উদ্দেশ্যগুলি অর্জন করতে ব্যবহার করে। এর মধ্যে রয়েছে:

কার্য বিচ্ছেদ

এটি সম্পর্কিত কার্যকলাপগুলিতে বিভিন্ন কাজ সম্পাদনের জন্য বিভিন্ন ব্যক্তিকে দায়িত্ব অর্পণ করা প্রয়োজন, বিশেষত অনুমোদন, হেফাজত বা রেকর্ড সংরক্ষণের সাথে জড়িত।

বিভিন্ন লোককে এই ক্রিয়াগুলি সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজনীয়তার দ্বারা নিয়ন্ত্রণের একটি ভারসাম্য ব্যবস্থা তৈরি করা হয়।

লেনদেন এবং কার্যক্রম অনুমোদন

এটি নিশ্চিত করতে সহায়তা করে যে সমস্ত কোম্পানির ক্রিয়াকলাপ প্রতিষ্ঠিত নীতি এবং নির্দেশিকা মেনে চলে with

নির্দিষ্ট ম্যানেজারদের নির্দিষ্ট ধরণের লেনদেন অনুমোদনের জন্য অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলিতে একটি অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি যুক্ত করে এটি দেখিয়ে যে লেনদেনগুলি যথাযথ কর্তৃপক্ষের দ্বারা বিশ্লেষণ করা হয়েছে এবং অনুমোদিত হয়েছে।

নথি মানীকরণ

এর মধ্যে রয়েছে সহজেই ব্যবহারযোগ্য এবং পর্যাপ্ত তথ্যবহুল চালান এবং অন্যান্য নথি তৈরি, প্রাক-সংখ্যাযুক্ত এবং পরপর নথিগুলির ব্যবহার এবং নথির সময়োচিত প্রস্তুতি অন্তর্ভুক্ত।

মানককরণ ব্যবস্থায় কোনও ত্রুটির উত্স সন্ধান করে পুরানো রেকর্ডগুলি পর্যালোচনা করা সহজ করে তোলে। মানকতার অভাবের কারণে এই জাতীয় পর্যালোচনায় কিছু আইটেমকে উপেক্ষা করা বা ভুল ব্যাখ্যা করা হতে পারে।

সম্পদ এবং রেকর্ডের উপর শারীরিক এবং অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ

এগুলি হ'ল বৈদ্যুতিন বা যান্ত্রিক নিয়ন্ত্রণ (সেফস, পরিচয়পত্র, বেড়া, নগদ রেজিস্টার, ভিডিও ক্যামেরা, লক) বা কম্পিউটার নিয়ন্ত্রণ, অ্যাক্সেস সুবিধা বা প্রতিষ্ঠিত ব্যাকআপ এবং পুনরুদ্ধারের পদ্ধতি সম্পর্কিত।

প্রযুক্তি যেখানে যেতে পারে সেখানে যেতে পারে এবং অতিরিক্ত বেতনের প্রয়োজন ছাড়াই আপনি 24 ঘন্টা চাকরিতে থাকতে পারেন।

পাসওয়ার্ড, লক এবং বৈদ্যুতিন অ্যাক্সেস লগগুলির মাধ্যমে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করা অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের সিস্টেমের বাইরে রাখে এবং ত্রুটির উত্স সনাক্ত করতে সিস্টেমের ব্যবহারের নিরীক্ষণের একটি উপায় সরবরাহ করে।

স্বতন্ত্র পর্যালোচনা

সংস্থাগুলি পর্যায়ক্রমে তাদের নিয়ন্ত্রণ সিস্টেমগুলি পর্যালোচনা করা উচিত। এটি এমন কেউ দ্বারা করা উচিত যা যাচাই করার জন্য কোনও কাজ করেনি।

এই পর্যালোচনা অ্যাকাউন্টিং তথ্যের নির্ভরযোগ্যতা এবং পরিচালনা কার্যক্রমের দক্ষতা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।

দায়িত্ব অর্পণ

সংস্থাকে অবশ্যই স্পষ্টভাবে দায়িত্ব প্রতিষ্ঠা করতে হবে। লোককে নির্দিষ্ট দায়িত্ব অর্পণ করা নিশ্চিত করে যে তারা নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখার ক্ষেত্রে তাদের ভূমিকা বোঝে।

যদি কোনও দায়বদ্ধতা অবহেলা করা হয়, একটি কার্যকর পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থা এটি পরিষ্কার করে দেবে যে কোন নির্ধারিত টাস্কটি সম্পাদন করছে না।

উদাহরণ

এই সমস্ত নিয়ন্ত্রণগুলি নিয়ন্ত্রণ নীতিটির উদ্দেশ্যগুলি পূরণ করে। নিয়ন্ত্রণগুলি কার্যকর হওয়ার পরে, পরিচালকদের প্রতিটি কর্মীর ক্রিয়াকলাপ পর্যবেক্ষণ করতে হবে না। তারা পর্যায়ক্রমে নিয়ন্ত্রণগুলি পর্যালোচনা করতে পারে যাতে তারা সঠিকভাবে কাজ করছে এবং ব্যবসা পরিচালনার দিকে মনোনিবেশ করতে পারে।

কার্য বিচ্ছেদ

রেকর্ড রাখার কাজগুলি প্রকৃত নগদ পরিচালনার থেকে পৃথক কিনা তা নিশ্চিত করা একটি ভাল নিয়ন্ত্রণ।

এই কারণে, গ্রাহকের কাছ থেকে নগদ আদায় করার সম্ভাবনা সহ গ্রাহকের কাছ থেকে নগদ সংগ্রহের জন্য দায়বদ্ধ এবং অ্যাকাউন্টিং বিভাগ এই নগদ প্রাপ্তি রেকর্ড করার জন্য এবং ব্যাংককে পুনর্মিলন করার জন্য দায়বদ্ধ।

এইভাবে, কোনও একক ব্যক্তি গ্রাহকের অর্থ নিতে এবং এটিকে অনুপযুক্ত করতে পারে না, পরে প্রতারণামূলক অ্যাকাউন্টিং দিয়ে withেকে দেয়।

যদি দুটি ব্যক্তি এই কাজগুলি করে, তবে প্রতিটি ব্যক্তি যদি অন্যজনের সাথে জড়িত থাকে তবে জালিয়াতি কাজ করার একমাত্র উপায়। স্পষ্টতই, দু'জন জটিল কর্মচারী একক কর্মচারীর চেয়ে চুরির সম্ভাবনা অনেক কম।

অনুমোদন

বড় ব্যয় পরিশোধ করতে সক্ষম হতে অনুমোদনের প্রয়োজন হলে অসাধু কর্মচারীদের সংস্থার তহবিলের সাথে বৃহত জালিয়াতি লেনদেন করা থেকে আটকাতে পারে।

একটি আনুষ্ঠানিক মূল্য তালিকা বিক্রয়কর্মীদের এই দামগুলিতে বিক্রয় করার অনুমোদনের কাজ করে। এছাড়াও, এমন কোনও নিয়ন্ত্রণ থাকতে পারে যা বিক্রয় ব্যবস্থাপককে দাম তালিকার যুক্তিসঙ্গত পরিবর্তন অনুমোদিত করতে দেয়।

স্টাফ টার্নওভার এবং ছুটি

বাধ্যতামূলক কর্মচারী টার্নওভার বা অবকাশকালীন সময়গুলি প্রতারণামূলক প্রকল্পগুলি সনাক্ত করতে প্রয়োগ করা হয় যেখানে এটি বজায় রাখতে নিয়মিত ব্যবস্থা থাকা দরকার।

যদি হিসাবরক্ষক প্রতি দুই মাস পরে দায়িত্ব পরিবর্তন করে, কোনও ব্যক্তি ধারাবাহিকভাবে দুর্বৃত্ত সিস্টেম চালাতে সক্ষম হবে না।

শারীরিক নিরীক্ষা

শারীরিক নিরীক্ষণে নগদ হিসাবের ম্যানুয়াল গণনা এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে রেকর্ড করা অন্য কোনও শারীরিক সম্পদ যেমন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে include

শারীরিক গণনা ইলেক্ট্রনিক রেকর্ডকে পুরোপুরি বাইপাস করে অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্সে লুকানো তাত্পর্য প্রকাশ করতে পারে। বিক্রয় পয়েন্টগুলিতে নগদ গণনা করা প্রতিদিন বা এমনকি বেশ কয়েকবার করা যেতে পারে।

শারীরিক জায়গুলির মতো বড় প্রকল্পগুলি সম্ভবত বার্ষিক বা ত্রৈমাসিকের চেয়ে কম ঘন ঘন সম্পন্ন করা দরকার।

পর্যায়ক্রমিক অ্যাকাউন্টিং মিলন

তারা গ্যারান্টি দেয় যে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ভারসাম্যগুলি ব্যাংক, সরবরাহকারী এবং গ্রাহকদের মতো অন্যান্য সত্তাগুলির অ্যাকাউন্টগুলির ভারসাম্যগুলির সাথে মিলে যায়।

এই ধরণের পরিপূরক অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে প্রাপ্ত পার্থক্যগুলি নিজের অ্যাকাউন্টগুলিতে তাত্পর্য প্রকাশ করতে পারে বা অন্য সত্তাগুলিতে ত্রুটিগুলি উত্পন্ন হতে পারে।

স্বয়ংক্রিয় নিয়ন্ত্রণসমূহ controls

এগুলি সম্ভবত সবচেয়ে সাধারণ অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ কারণ তারা কেবলমাত্র সংস্থাটিকেই রক্ষা করে না, তবে তার দক্ষতাও বাড়ায়।

অটোমেটেড টাইম ঘড়ি একটি ভাল উদাহরণ। কর্মীরা আসার সময় এই ঘড়িগুলি দ্বারা চেক করা হয় এবং তারপরে তাদের শিফ্টের শেষে চেক করা হয়।

স্বয়ংক্রিয় সময় ঘড়ি কর্মচারীদের তাদের কাজের সময় দিয়ে প্রতারণার সম্ভাবনা দূর করে।

তথ্যসূত্র

1. মাইএকাউন্টিংকোর্স (2018)। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের মূলনীতিগুলি কী কী? থেকে নেওয়া: myaccountingcourse.com।
2. মাইএকাউন্টিংকোর্স (2018)। নিয়ন্ত্রণ নীতি কি? থেকে নেওয়া: myaccountingcourse.com।
3. মিশেল মাইলি (2017)। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের সাতটি নীতিমালা কী কী? বিস্ফুট থেকে নেওয়া: bizfluent.com।
4. TTUHSC (2017)। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের মূল নীতিগুলি। থেকে নেওয়া: elpaso.ttuhsc.edu।
5. ক্লিফস নোটস (2016)। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ. থেকে নেওয়া: ক্লিফসনোটস.কম।
6. প্রশাসক (2015)। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের 17 নীতিমালা। নৈতিক অ্যাডভোকেট। থেকে নেওয়া হয়েছে: ethicaladvocon.com।
7. ডেভিড ইঙ্গ্রাম (2018)। অ্যাকাউন্টিংয়ের সাতটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি কী কী? ছোট ব্যবসা-ক্রোন। থেকে নেওয়া হয়েছে: smallbusiness.chron.com।