ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা: প্রকার, এটি কীভাবে তৈরি হয় এবং উদাহরণ - দুদাস - 2025

ক্রয় রিকুইজিশন ফর্ম হ'ল আদেশ বিভাগের যে পরিমাণ আইটেম, পরিমাণ এবং বিতরণের সময়সীমার ক্রয় বিভাগকে অবহিত করার জন্য কোনও ব্যবহারকারী বিভাগ বা গুদাম কর্মীদের দ্বারা উত্পাদিত নথি। ব্যবসা থেকে কেনা সংগ্রহের প্রয়োজনীয়তার সাথে শুরু হয়।

সেগুলি সংকলিত হওয়ার পরে, ক্রয় বিভাগকে অবহিত করা উচিত। ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা হ'ল দস্তাবেজ যাতে সেই প্রয়োজনীয়তার তালিকা থাকে। প্রতারণা রোধ করতে, বিভাগের পরিচালকদের সাধারণত সরবরাহকারীদের কাছ থেকে সরাসরি অর্ডার দেওয়ার বা কোম্পানির পক্ষ থেকে কেনার অনুমতি দেওয়া হয় না।

পরিবর্তে এটি ক্রয় বিভাগ নামে পরিচিত একটি আলাদা বিভাগ যা প্রকৃতপক্ষে বাহ্যিক বিক্রেতাদের সাথে অর্ডার দেয়। বিভিন্ন বিভাগের পরিচালকগণ ক্রয় প্রয়োজনীয়তা ফর্মগুলি ব্যবহার করে এই বিভাগটি অবহিত করেন যে কোন উপকরণ কেনা দরকার।

অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিকভাবে অর্ডার প্রক্রিয়াটি মানক করে, সংস্থাটির ক্রিয়াকলাপের জন্য প্রয়োজনীয় আইটেমগুলি অর্জন করার প্রক্রিয়ায় ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা এবং ক্রয় আদেশ হ'ল মূল নথি।

প্রকারভেদ

ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে মূল বিষয়গুলি নিম্নরূপ:

- ক্রয় বিভাগকে উপকরণগুলির একটি নির্দিষ্ট তালিকা অর্জনের জন্য অনুরোধ।

- আপনার ক্রয় সংস্থার অনুমোদন প্রয়োজন।

- এটি একটি অভ্যন্তরীণ দলিল; অর্থাৎ এটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে থেকে যায়।

আপনি নিম্নলিখিত ধরণের সংগ্রহের জন্য ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা তৈরি করতে পারেন:

স্ট্যান্ডার্ড

উত্পাদন প্রক্রিয়া এবং অফিস গ্রাহ্যযোগ্য এবং অন্যান্য সম্পদ উভয়ের জন্য সরবরাহকারীদের সরবরাহ ও উপকরণ প্রাপ্ত করতে To

আউটসোর্সিং

সরবরাহকারীকে কাঁচামাল সরবরাহ করার জন্য, এবং এইভাবে একটি সমাপ্ত পণ্য প্রাপ্ত করতে।

চালান

কোম্পানির সুবিধাগুলিতে রাখা উপাদান সরবরাহ করা এবং সরবরাহকারীকে তার জন্য অর্থ প্রদান করা হয়।

স্থানান্তর

একই সংস্থার মধ্যে থাকা অন্য বিভাগ বা অঞ্চল থেকে উপকরণ প্রাপ্ত করতে।

বাহ্যিক সেবা

একটি তৃতীয় পক্ষের সরবরাহকারীর পরিষেবাগুলি অর্জন করতে যেমন গাছের রক্ষণাবেক্ষণ সম্পাদন করা।

যেমন ব্যাখ্যা করা হয়েছে?

ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা অর্জনের মূল উপাদানগুলি হ'ল:

- প্রয়োজনীয়তার সংখ্যা, যা নথির সনাক্তকরণের অনুমতি দেয়। এটি অবশ্যই প্রাক-মুদ্রিত হতে হবে।

- বিভাগ অনুরোধ।

- প্রয়োজনীয়তার তারিখ এবং অনুরোধ করা প্রসবের তারিখ।

- অনুরোধ অনুমোদনের জন্য যে ব্যক্তি অনুরোধ এবং সেই ব্যক্তির স্বাক্ষর প্রস্তুত করে তার নাম।

- অনুরোধকৃত আইটেমগুলিকে অবশ্যই বিশদে বর্ণিত হতে হবে, ভুল তথ্য এড়াতে। পরিমাণ অবশ্যই সঠিক হতে হবে; প্রয়োজনীয় ইউনিট (কিলো, লিটার, ইউনিট ইত্যাদি) স্থাপন করা খুব গুরুত্বপূর্ণ।

- ক্রয় বিভাগের ম্যানেজারের স্বাক্ষর যিনি ক্রয় অনুমোদন করেন বা না করেন।

- সরবরাহকারীদের কাছ থেকে যদি ইতিমধ্যে উদ্ধৃতিগুলির অনুরোধ করা হয়ে থাকে তবে তাদের অবশ্যই প্রয়োজনীয়তার সাথে সংযুক্ত থাকতে হবে।

ক্রয় প্রয়োজনীয়করণ প্রক্রিয়া process

সংস্থাগুলি সরবরাহের জন্য অর্ডার স্থাপন ও ট্র্যাক করার জন্য ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করে। এগুলি কাঁচামাল থেকে অফিসের আসবাব এবং আরও অনেক কিছু হতে পারে।

যখন কোনও বিভাগের পরিচালক বিবেচনা করেন যে সামগ্রীগুলি কম চলছে, তারা ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা ফর্মটি পূরণ করে, যার উপরের তালিকাভুক্ত ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

বাইরের বিক্রেতার কাছ থেকে অর্ডার করতে চায় এমন আইটেমগুলি তালিকাভুক্ত করে কোনও সংস্থা বিভাগ ক্রয় বিভাগকে প্রেরণ করে যে ক্রম রিকোয়েজেশন isition

এই প্রক্রিয়াটি ব্যবহারকারীদের একটি অর্ডার দেওয়ার জন্য, সুপারভাইজারের অনুমোদন পেতে এবং সর্বাগ্রে তৃতীয় পক্ষের বিক্রেতাদের মূল্য মূল্য জমা দেওয়ার অনুমতি দেয়।

ক্রয় ব্যবস্থাপক যখন এই প্রক্রিয়াটিতে ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা পান, তিনি উত্স ব্যবহারকারীর দ্বারা জমা দেওয়া সমস্ত তথ্য পর্যালোচনা করতে পারেন। ব্যবস্থাপক সহজেই নির্বাচন অনুমোদন অনুমোদিত কিনা তা নির্বাচন করে।

যদি এটি অনুমোদিত না হয়, সিদ্ধান্তের কারণ রাখার জন্য একটি বাক্স রয়েছে এবং অনুরোধকারী বিভাগকে এই সিদ্ধান্ত সম্পর্কে অবহিত করা হবে। তবে, পরিচালক যদি তার অনুমোদন দেয় তবে পরবর্তী পদক্ষেপটি সরবরাহকারীদের কাছ থেকে একটি উদ্ধৃতি চাওয়া হবে।

গুরুত্ব

ক্রয় প্রক্রিয়া শুরু করুন

সময়ে সময়ে, কোনও সংস্থার বিভাগগুলির জন্য উপকরণগুলির প্রয়োজন হবে; ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা ক্রয় প্রক্রিয়া শুরু করে। ক্রয় বিভাগ নথির শক্তি অনুযায়ী কাজ করবে।

যদি কোনও সমস্যা থাকে তবে নথিটি প্রমাণ হিসাবে কাজ করবে যে কোনও বিভাগ একটি নির্দিষ্ট যোগাযোগের মাধ্যমে সরবরাহের আদেশ দেয়।

এটি একটি নিয়ন্ত্রণ সরঞ্জাম

যেখানে কোনও সঠিক নিয়ন্ত্রণ নেই সেখানে কর্মীরা জালিয়াতির সাথে জড়িত থাকতে পারে, কারণ তারা ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য উপকরণগুলির জন্য অনুরোধ করতে পারে।

কোনও ক্রয়ের অনুরোধের সাথে যাতে কোনও প্রতারণা না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য ব্যবস্থা রয়েছে। অনুরোধটির সঠিকতা এবং প্রয়োজনীয়তা নিশ্চিত করতে বেশ কয়েকটি হাত ধরে যেতে হবে।

ব্যবসা রক্ষা করুন

জায়গায় অনুরোধ আদেশের সাথে, জালিয়াতির সম্ভাবনা এড়ানো যায়। সংস্থার সম্পদগুলিও সুরক্ষিত।

ক্রয় প্রক্রিয়া কেন্দ্রীয়করণ

যখন কোনও সংস্থাকে ক্রয় বিভাগের মাধ্যমে কেন্দ্রীয়ভাবে সমস্ত প্রয়োজনীয়করণের প্রয়োজন হয়, তখন পুরো প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করা সহজ।

ক্রেতারাও এতে উপকৃত হন, কারণ তারা এখন আরও ভাল শর্তের জন্য আলোচনার জন্য ক্রয়গুলি বান্ডেল করতে পারেন এবং প্রতিষ্ঠানের ক্রয় ক্ষমতাটি উত্তোলন করতে পারেন।

উদাহরণ

উদাহরণ 1

অনুরোধ নং: 00455

তারিখ: 15 ই মে, 2018

আবেদনকারীর নাম: অ্যানালিস কর্ভো

পদ: প্রশিক্ষণ সুপারভাইজার

বিভাগ: কর্মীদের প্রশিক্ষণ

অনুরোধের কারণ: নিম্নলিখিত নিবন্ধগুলি প্রশিক্ষণের কোর্স "মানের নিশ্চয়তা" ব্যবহার করা প্রয়োজন, যা 16 থেকে 20 জুলাই, 2018 এর সপ্তাহে দেওয়া হবে।

- 01 ফ্লিপ চার্ট চিহ্নিতকারীগুলির ক্ষেত্রে।

- 12 পেন্সিল

- 20 টি সাদা শিটের সাথে 01 ফ্লিপ চার্ট: 1 মিটার প্রশস্ত x 1.5 মিটার লম্বা।

- 12 সাধারণ আকারের একক লাইনের নোটবুক।

- হোয়াইটবোর্ডের জন্য 06 রঙিন চিহ্নিতকারী।

- মুছতে 12 ইরেজার।

- 12 নীল কালি কলম।

স্টেশনারি সরবরাহকারীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত 2 টি উদ্ধৃতি সংযুক্ত রয়েছে।

অনুমোদিত: আলবার্তো মোরেনো

পদ: হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজার

মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা

উদাহরণ 2

কনফেস্টিওনস টেলি, এসএর উত্পাদন বিভাগকে বিভিন্ন উপকরণ অর্ডার করতে এবং ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা ফর্মটি পূরণ করতে হবে। এই ফর্মটি ক্রয় বিভাগকে জানিয়ে দেয় যে এই সরবরাহগুলির প্রয়োজন।

ক্রয় বিভাগ প্রাপ্ত অনুরোধ অনুমোদন বা অস্বীকার করতে পারে। অনুমোদিত হলে, ক্রয়ের আদেশ তৈরি করা হবে।

পণ্য ক্রয় ক্রয়ের আদেশ বিক্রেতার কাছে প্রেরণ করা হয়। সরবরাহকারী উত্পাদন এবং চালানের সাথে পণ্য সরবরাহ করে।

গ্রহনকারী বিভাগ পণ্যগুলি গ্রহণ করে এবং প্রাপ্তি প্রতিবেদন অ্যাকাউন্টিং বিভাগে সরবরাহ করে।

সমস্ত দস্তাবেজ যদি মেনে চলতে থাকে তবে অ্যাকাউন্টিং অঞ্চলটি ক্যাশিয়ারের কাছে চালানের অনুমোদনের বিষয়টি সরবরাহ করে, যা ইঙ্গিত করে যে সরবরাহকারীকে অর্থ প্রদান করা যেতে পারে।

তথ্যসূত্র

1. ব্যবসায়িক অভিধান (2018)। ফরমাশ - পত্র. থেকে নেওয়া: বিজনেসড অভিধান.কম।
2. মাইএকাউন্টিংকোর্স (2018)। ক্রয়ের অনুরোধ কী? থেকে নেওয়া: myaccountingcourse.com।
3. বন সময়। একটি অনুরোধ এবং ক্রয়ের আদেশের মধ্যে পার্থক্য। ছোট ব্যবসা - ক্রোন। smallbusiness.chron.com।
4. দানি হাও (2018)। ক্রয়ের অনুরোধ কী এবং এটি আপনার ব্যবসায়ের জন্য কেন গুরুত্বপূর্ণ। ক্রয় করুন। থেকে নেওয়া: blog.procurify.com।
5. টিউটোরিয়ালস পয়েন্ট (2018)। এসএপি এমএম - ক্রয়ের অনুরোধ। থেকে নেওয়া: tutorialspPoint.com।