- প্রয়োজনীয় প্রোফাইল
- দক্ষতা প্রয়োজন
- সক্রিয়ভাবে শুনুন
- বোধগম্যতা পড়া
- সময় ব্যবস্থাপনা
- কীভাবে কথা বলতে হয় তা জানুন
- লেখা
- সমালোচনামূলক চিন্তাভাবনা
- প্র্যাকটিভ লার্নিং
- সমন্বয়
- পুনঃমূল্যায়ন
- বৈশিষ্ট্য
- দায়িত্ব
- এক্সিকিউটিভদের দিকে মনোযোগ দিন
- অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক মিথস্ক্রিয়া
- প্রশাসনিক সমর্থন
- তথ্যসূত্র
নির্বাহী সচিব চাকরি বা পেশার করে একটি কোম্পানী বা প্রতিষ্ঠানের উচ্চপদস্থ কর্মচারীদের সর্বোচ্চ সহায়তা প্রদান করে তোলে হয়। তিনিই হবেন যারা নির্বাহীদের সময়সূচীটি পরিচালনা ও বজায় রাখবেন এবং বিভিন্ন প্রশাসনিক কাজ সম্পাদন করতে তাদের সহায়তা করবেন।
আপনাকে নির্ধারিত সমস্ত প্রশাসনিক কাজ একটি সময়োপযোগী এবং দক্ষ পদ্ধতিতে সম্পাদন করা হবে তা সুনিশ্চিত করে লক্ষ্যটি হ'ল ব্যবসায়ের সামগ্রিক দক্ষতায় অবদান রাখা। সচিব হলেন সেই ব্যক্তি যিনি প্রশাসনিক সহায়তা সরবরাহ করেন। তারা লিখন এবং ফাইলিং, ফোনের উত্তর দেওয়া এবং বার্তা প্রেরণের মতো কাজ সম্পাদন করতে পারে।
সূত্র: pixabay.com
অন্যদিকে, কার্যনির্বাহী সচিব, বা প্রশাসনিক সহকারী, অফিস সমন্বয়, পণ্য গবেষণা, সরবরাহকারীদের সাথে আলাপচারিতা, পণ্য অর্ডার, এবং একটি ডাটাবেস তৈরি করার পাশাপাশি সেগুলির মধ্যে কিছু কার্যক্রমও করেন। ।
কার্যনির্বাহী সচিবরা সচিবদের চেয়ে সাধারণত বেশি বেতন পান কারণ তারা উচ্চ-স্তরের কার্য সম্পাদন করে এবং অফিসের উত্পাদনশীলতা ত্বরান্বিত করে।
প্রয়োজনীয় প্রোফাইল
- ব্যবসায় প্রশাসন বা সম্পর্কিত ক্ষেত্রে স্নাতক ডিগ্রি।
- নির্বাহী সচিব বা অনুরূপ প্রশাসনিক ভূমিকা হিসাবে প্রমাণিত অভিজ্ঞতা।
- একটি বিস্তৃত পদ্ধতিতে মাইক্রোসফ্ট-অফিস পরিচালনা করতে সক্ষম হতে হবে এবং ব্যাক-অফিস সফ্টওয়্যার যেমন উদাহরণস্বরূপ ইআরপি সিস্টেমগুলি।
- অফিস প্রশাসন এবং বেসিক অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতিগুলির গভীর জ্ঞান, সেইসাথে শিল্পে ব্যবহৃত প্রাসঙ্গিক প্রযুক্তিগত শব্দভাণ্ডার।
- প্রাথমিক গবেষণা পদ্ধতি এবং প্রতিবেদনের কৌশলগুলির সাথে পরিচিতি।
- দুর্দান্ত সাংগঠনিক এবং সময় পরিচালনার দক্ষতা।
- অসামান্য যোগাযোগ এবং আলোচনার দক্ষতা।
- আন্তরিকতা এবং গোপনীয়তা।
এক্সিকিউটিভ সেক্রেটারিদের অবশ্যই দুর্দান্ত সময়ের দক্ষ দক্ষতা এবং মাল্টিটাস্কিংয়ের দক্ষ পেশাদার থাকতে হবে। এটি তাদের কাজের মধ্যে অধ্যবসায় এবং দক্ষতার সাথেই যে অন্যান্য কার্য্য সম্পর্কে চিন্তা না করেই এক্সিকিউটিভরা তাদের পরিচালনার দায়িত্বগুলিতে মনোনিবেশ করতে পারে।
অনেক পরিচালক তাদের কার্যনির্বাহী সচিবের উপর দিন-দিনের কাজগুলিকে সমন্বয় করতে এবং সময়সূচীতে রাখার জন্য প্রচুর নির্ভর করে। ব্যবস্থাপকের সময়কার স্টুয়ার্ড হিসাবে কৌশল এবং দৃser়তা প্রয়োজন।
দক্ষতা প্রয়োজন
কার্যনির্বাহী সচিবদের অবশ্যই রচনা, ব্যাকরণ, বানান এবং বিরামচিহ্নের মতো মৌলিক দক্ষতায় দক্ষ হতে হবে এবং অফিস সরঞ্জাম এবং ওয়ার্ড প্রসেসিং, স্প্রেডশিট এবং গ্রাফিক্সের মতো সাধারণ সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করার অভিজ্ঞতা থাকতে হবে।
একইভাবে, তাদের অবশ্যই দুর্দান্ত সময় পরিচালনার দক্ষতা এবং কার্যকরভাবে বিভিন্ন দায়িত্ব পরিচালনার দক্ষতা থাকতে হবে।
অন্যদিকে, একজন নির্বাহী সচিবের অন্যান্য গুণাবলীরও দরকার যেমন সুবিচার, কূটনীতি, বিচক্ষণতা এবং স্বায়ত্তশাসিত সমস্যার সমাধান করার ক্ষমতা।
জনসাধারণের সাথে যোগাযোগ করার, প্রতিবেদন লিখতে এবং প্রকাশনাগুলি পর্যালোচনা করার জন্য তাদের শক্তিশালী যোগাযোগ দক্ষতা প্রয়োজন।
সক্রিয়ভাবে শুনুন
আপনার অবশ্যই অন্যান্য লোকেরা কী বলছে সে সম্পর্কে পুরো মনোযোগ দিতে সক্ষম হবেন, যে পয়েন্টগুলি তৈরি হচ্ছে তা বুঝতে সময় লাগবে, যথাযথ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত এবং অনুপযুক্ত সময়ে বাধা না দেওয়া উচিত।
বোধগম্যতা পড়া
কাজের সাথে সম্পর্কিত নথিগুলিতে লিখিত বাক্য এবং অনুচ্ছেদগুলির সম্পূর্ণ বোঝা।
সময় ব্যবস্থাপনা
আপনার নিজের সময় পাশাপাশি অন্যের সময়কে কীভাবে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে হয় তা জানুন।
কীভাবে কথা বলতে হয় তা জানুন
তথ্য কার্যকরভাবে জানাতে অন্য ব্যক্তির সাথে স্পষ্টভাবে কথা বলুন।
লেখা
দর্শকদের প্রয়োজন অনুযায়ী যথাযথভাবে লিখিতভাবে কার্যকর যোগাযোগ করুন।
সমালোচনামূলক চিন্তাভাবনা
সমাধান, উপসংহার, বা উত্পন্ন সমস্যাগুলির বিকল্প পদ্ধতির শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি সনাক্ত করতে সক্ষম হওয়ার জন্য যুক্তি ও যুক্তির ব্যবহার।
প্র্যাকটিভ লার্নিং
বর্তমান এবং ভবিষ্যতের সমস্যা সমাধান এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য নতুন তথ্যের প্রভাবগুলি বুঝুন।
সমন্বয়
অন্যের কর্মের সাথে সম্পর্কিত ক্রিয়াগুলির সমন্বয় of
পুনঃমূল্যায়ন
উন্নতি করতে বা সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য নিজে, অন্যান্য ব্যক্তি বা সংস্থার কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা এবং মূল্যায়ন।
বৈশিষ্ট্য
একজন নির্বাহী সচিব ক্ষুদ্র নগদ এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য দায়বদ্ধ হতে পারে তবে একটি বাজেটও পরিচালনা করতে পারে। আপনি কোনও ওয়েবসাইটে নিবন্ধগুলি প্রকাশ করতে পারেন, তবে আপনি ওয়েবসাইটটি ডিজাইন ও পরিচালনাও করতে পারেন।
আপনি আপনার স্প্রেডশিটে ডেটা প্রবেশ করতে পারেন যা আপনি আপনার প্রতিবেদনের কাজগুলির জন্য ডিজাইন করেছেন এবং ব্যবহার করেছেন।
একজন নির্বাহী সচিব প্রশাসনিক কর্মীদের তদারকি করতে পারেন। প্রায়শই সরাসরি প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তাকে প্রতিবেদন করে এবং এক বা একাধিক প্রবীণ আধিকারিককে সমর্থন জানাতে পারে।
দায়িত্ব
এক্সিকিউটিভদের দিকে মনোযোগ দিন
- নির্বাহীদের এজেন্ডা বজায় রাখা এবং নিয়োগ, বোর্ড সভা, সম্মেলন ইত্যাদির পরিকল্পনায় সহায়তা করা
- মিটিংয়ে মিনিট মিনিট প্রস্তুত করার জন্য সভাগুলিতে অংশ নিন, তারপরে তাদের সংকলন, প্রতিলিপি এবং বিতরণ করুন।
- নির্বাহীদের জন্য সমস্ত ভ্রমণের ব্যবস্থা করুন: টিকিট ক্রয়, হোটেল সংরক্ষণ, ভ্রমণ ব্যয়ের বিতরণ, প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টগুলির পর্যালোচনা ইত্যাদি etc.
- নির্ধারিত নির্বাহী, কমিটি এবং পরিচালনা পর্ষদ কর্তৃক নির্ধারিত আদেশ অনুযায়ী তদন্ত পরিচালনা, তথ্য সংগ্রহ এবং ডকুমেন্ট বা রিপোর্টগুলি বিবেচনা এবং উপস্থাপনের জন্য প্রস্তুত করুন।
- গোপনীয় নথিগুলি হ্যান্ডেল করুন, এটি সুরক্ষিত এবং সুরক্ষিত রয়েছে তা নিশ্চিত করে।
অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক মিথস্ক্রিয়া
- সুবিধাজনক হলে উপযুক্ত ব্যক্তির কাছে এগুলি পুনঃনির্দেশ করে ফোন কলগুলি গ্রহণ করুন এবং ফিল্টার করুন।
- আগত বা বহির্গামী সমস্ত চিঠিপত্রের ইমেল, অগ্রাধিকার এবং বিতরণ করুন (ইমেল, চিঠি, ফ্যাক্স, প্যাকেজ, ইত্যাদি), তাদের গুরুত্ব নির্ধারণ এবং তাদের বিতরণের পরিকল্পনা করার জন্য আগত স্মৃতি, উপস্থাপনা এবং প্রতিবেদনগুলি পড়া এবং বিশ্লেষণ করুন।
- রুটিন অনুসন্ধানযুক্ত চিঠিপত্রের প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত করুন।
- অফিস সরবরাহের ব্যবহার পর্যবেক্ষণ করুন এবং আদেশগুলি আরও লাভজনক কিনা তা নিশ্চিত করতে সরবরাহকারীদের সাথে শর্তাদি আলোচনা করুন।
- নির্বাহী, কমিটি এবং পরিচালনা পর্ষদের পক্ষে ব্যক্তি, বিশেষ আগ্রহী গোষ্ঠী এবং অন্যদের সাথে সাক্ষাত করুন।
- দর্শকদের স্বাগতম এবং তাদের নির্দিষ্ট লোকের অ্যাক্সেস দেওয়া উচিত কিনা তা নির্ধারণ করুন।
প্রশাসনিক সমর্থন
- তথ্য পুনরুদ্ধারের জন্য তথ্য সংগঠিত এবং সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য তা নিশ্চিত করে ফাইলটিতে ইলেকট্রনিক এবং কাগজের রেকর্ডগুলি রাখুন।
- অ্যাকাউন্টে সম্পর্কিত সহায়তা প্রদান করে ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যার, স্প্রেডশিট, ডাটাবেস এবং / বা উপস্থাপনা ব্যবহার করে চালান, রিপোর্ট, চিঠিপত্র, আর্থিক বিবৃতি এবং অন্যান্য নথি প্রস্তুত করুন।
- প্রশাসনিক ব্যবস্থা বজায় রাখা এবং মৌলিক অ্যাকাউন্টিংয়ের কার্য সম্পাদন করার মতো সাধারণ অফিস কার্য সম্পাদন করুন।
- কার্যনির্বাহকদের সহায়তার জন্য রেকর্ড এবং বাজেটের মতো সমন্বিত এবং সরাসরি অফিস পরিষেবাগুলি।
- অফিসের কর্মচারীদের পাশাপাশি সংগঠনের জন্যও প্রশাসনিক নীতি ও পদ্ধতি স্থাপন ও তদারকি করুন।
- কাজের প্রবাহ, রিপোর্টিং পদ্ধতি বা ব্যয়ের মতো ক্ষেত্রে উন্নতি করা যেতে পারে কিনা তা নির্ধারণের জন্য অপারেটিং অনুশীলন এবং পদ্ধতিগুলি পর্যালোচনা করুন।
- অন্যান্য প্রশাসনিক কর্মীদের তদারকি এবং প্রশিক্ষণ দিন।
তথ্যসূত্র
- কার্যক্ষম (2018)। নির্বাহী সচিব কাজের বিবরণ। থেকে নেওয়া হয়েছে: রিসোর্স.ওয়ার্কবল.কম।
- বেথ গ্রিনউড (2018)। একজন সচিব এবং একজন নির্বাহী সচিবের মধ্যে পার্থক্য। কাজ - ক্রোন। থেকে নেওয়া: work.chron.com।
- কেরিয়ার পরিকল্পনাকারী (2018)। নির্বাহী সম্পাদক এবং প্রশাসনিক সহকারী। থেকে নেওয়া: জব-বিবরণী.কয়ার্পপ্লানার.কম।
- Hrvillage (2018)। নির্বাহী সচিব কাজের বিবরণ। থেকে নেওয়া: hrvillage.com।
- বিএসআর (2018)। নির্বাহী সচিব দায়িত্ব। থেকে নেওয়া: bestsampleresume.com