15 টি সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ অফিসে আপনি দক্ষ হন - কাজ - 2025

অফিস ফাংশন এটা প্রাধান্য একটি কোম্পানি, সংগঠন বা প্রতিষ্ঠান, এবং যা কর্মকর্তাদের দ্বারা সম্পন্ন প্রশাসনিক কার্যক্রম একই অপারেশন জন্য প্রয়োজন। যদি দক্ষতার সাথে করা হয় তবে ফলাফলগুলি খারাপভাবে করা না হলে সাধারণত অনেক ভাল।

অফিসের কাজটিতে সাধারণত সোমবার শুক্রবার থেকে সকাল 8 বা 9 টা থেকে শুরু হয়ে বিকেল 4 বা 5 অবধি চলতে থাকে, যদিও এটি দেশ বা অঞ্চল অনুসারে পরিবর্তিত হয়।

বেশিরভাগ অফিসে চাকরির জন্য বুনিয়াদি দক্ষতা যেমন: সাবলীল মৌখিক যোগাযোগ, লেখার ক্ষমতা, ফাইল, এবং অফিস সরঞ্জাম যেমন কম্পিউটার, ফটোকপিয়ার ইত্যাদির সাথে কিছু অভিজ্ঞতা প্রয়োজন require

ধরে নেওয়া অবস্থান বা দায়িত্বের স্তরের উপর নির্ভর করে, এটির প্রয়োজন ব্যক্তির একটি প্রযুক্তিগত, বিশ্ববিদ্যালয় বা চতুর্থ স্তরের শিক্ষা।

আপনার প্রধান অফিসের কার্যাদি functions

1- পরিকল্পনা

সাংগঠনিক পদ্ধতি এবং কাঠামো কীভাবে ব্যবসায়িক পরিকল্পনায় অবদান রাখতে পারে তা নির্ধারণ করে এটি কাজগুলির মধ্যে প্রথম এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।

প্রযুক্তিগত সরঞ্জামগুলি রয়েছে যা এই পদ্ধতিগুলিকে পরে দলের সদস্যদের মধ্যে বিতরণ করা কার্যগুলিতে নির্দিষ্ট করতে সহায়তা করে, তবে কেবলমাত্র ভাল পরিকল্পনাই গ্যারান্টি দিতে পারে যে ব্যবসায়ের উদ্দেশ্যকে যুক্ত করে সবকিছু শেষ হয়ে যায়।

সাধারণ পরিকল্পনার জন্য সংস্থার মধ্যে একটি সুস্পষ্ট ব্যবসায়িক দৃষ্টি এবং একটি নির্দিষ্ট শ্রেণিবদ্ধ স্তর প্রয়োজন, তবে প্রতিটি দলের সদস্যকে অবশ্যই তাদের কাজ পরিকল্পনা করতে হবে যাতে তারা প্রতিষ্ঠিত লক্ষ্য এবং সময়সীমা পূরণ করতে পারে।

2- প্রতিলিপি এবং / অথবা রিপোর্ট লেখার

একটি কার্যালয়ে যাঁরা প্রতিদিন অফিসে কাজ করেন তাদের সময় লেখার বিষয়টি হ'ল যে কোনও মাধ্যমের প্রতিবেদন যা তাদের কাজগুলি সমর্থন করে বা বিশদ দেয় বা যা তাদের বাকী সহকর্মীদের বিশদ (পটভূমি, অগ্রগতি, ফলাফল, উপকারিতা এবং কনস) সম্পর্কে ব্যাখ্যা করে। কোনও বিশেষ প্রকল্পের কনস, ইত্যাদি)

এই দস্তাবেজগুলি ভবিষ্যতে নিরীক্ষা বা পর্যালোচনাগুলির জন্য সেই অফিসের অন্তর্গত সেই সংস্থার ক্রিয়াকলাপের রেকর্ড হিসাবেও কাজ করে।

3- সভায় অংশ নিন

তারা কোনও কর্ম দলের সদস্যদের মধ্যে বৈঠক করছে যেখানে চলমান প্রকল্পগুলির বিষয়ে মতামত বিনিময় করা হয়, নতুন প্রস্তাব উপস্থাপন করা হয়, উপস্থাপনা করা হয়, প্রতিবেদন দেওয়া হয় বা প্রতিবেদনগুলি ভাগ করা হয়।

সাধারণত তাদের উপস্থিতি সবাইকে একটি সাধারণ লক্ষ্য অর্জনের জন্য সারিবদ্ধ করার, প্রত্যেককে ভূমিকা, কার্য এবং সময়সীমা নির্ধারণের লক্ষ্য থাকে। এগুলি কার্য সম্পাদনের ক্ষেত্রে উদ্ভূত সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্যও কাজ করে।

তাদের সাধারণত খুব সংজ্ঞায়িত ফ্রিকোয়েন্সি, সময়কাল এবং গতিবিদ্যা থাকে। তেমনি, তাদের মধ্যে যা আলোচনা করা হয় তা ফাইল করার জন্য কয়েক মিনিট বা মিনিটে রেকর্ড করা হয়।

কিছু সংস্থাগুলি প্রতিদিন সভা পরিচালনা করে, অন্যরা সপ্তাহে বেশ কয়েকটি দিন, অন্যরা প্রতি দুই সপ্তাহে, এবং অন্যদের মাসিক। সভার ফ্রিকোয়েন্সি প্রতিটি সংস্থা এবং তার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে।

4- সভা সভা

এটি এমন সমস্ত লোকের এজেন্ডা সমন্বিত করার বিষয়ে যারা অবশ্যই কোনও মিটিংয়ে এমনভাবে উপস্থিত হতে পারে যে তারা নির্দিষ্ট স্থান এবং সময় মিলে যায়।

এটি একটি কঠিন কাজ হতে পারে, তাই প্রযুক্তির উপর নির্ভর করা ভাল ধারণা হতে পারে। শিডিউলঅনসের মতো অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বৈঠকের সময়সূচী তৈরি করতে দেয়, আমন্ত্রিতদের উপলভ্য তারিখগুলি দেখার সুযোগ দেয় এবং তাদের জন্য সুবিধাজনক সময় বেছে নেয়।

5- কর্পোরেট ইমেল চেক করুন

এটি এমন একটি কাজ যা দীর্ঘ সময় নিতে পারে। ২০১ 2016 সালে প্রকাশিত একটি অ্যাডোব রিপোর্ট, যা এক হাজারেরও বেশি শ্রমিকের একটি স্ব-প্রশাসিত সমীক্ষার ফলস্বরূপ প্রকাশ পেয়েছে যে আমরা প্রতি সপ্তাহে গড়ে 20.5 ঘন্টা ব্যয় করি, আমাদের কাজের ইমেলটি পরীক্ষা করে।

ইমেলগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করা, পড়া এবং উত্তর দেওয়া যোগাযোগের একটি খুব সাধারণ রূপ এবং কোনও প্রকল্প বা সাংগঠনিক প্রক্রিয়া সম্পর্কিত ফাইল এবং ছাপগুলির আদান-প্রদানের অনুমতি দেয়।

যদিও সংস্থাগুলি ইমেলগুলি পরিচালনা করার জন্য আরও কার্যকর উপায়গুলি ক্রমাগত অনুসন্ধান করে থাকে তবে এর জন্য জিমেইলের স্মার্ট লেবেলগুলির মতো অ্যাপ্লিকেশনও রয়েছে।

এই কার্যটি প্রবাহিত করার জন্য আরেকটি উপায় হ'ল স্ট্যান্ডার্ড ইমেল টেমপ্লেটগুলি বা বিভিন্ন গ্রাহকদের এবং বিভিন্ন সময়ে ন্যূনতম পরিবর্তন সহ পাঠানো যেতে পারে এমন পাঠ্যগুলি অন্তর্ভুক্ত করা।

6- ফিনান্স ম্যানেজমেন্ট

এই কাজে, এটি নিশ্চয়তা দিতে হবে যে পণ্যগুলি পণ্য এবং পরিষেবা ক্রয় এবং বিক্রয়ের ক্ষেত্রে অর্থটি তার জীবনচক্রটি পূরণ করে; সমস্ত চালান জমা দেওয়া হয়েছে, পোস্ট করেছেন, অর্থ প্রদান করেছেন এবং প্রেরণ করেছেন। অবশ্যই এমন অফিস রয়েছে যা কেবল এটি করে।

এই ক্রিয়াকলাপে আর্থিক অ্যাকাউন্ট এবং আইনী দস্তাবেজগুলি আপডেট করা অন্তর্ভুক্ত থাকে যাতে সংস্থাটি যে প্রশ্নে উদ্বিগ্ন হয় সেই আইনী কাঠামোর সাথে কোনও সমস্যা না হয়।

7- রসদ

এই ফাংশনটি নিশ্চিত করে যে সংস্থার কাজের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত পণ্য গুদাম এবং গ্রাহকদের কাছে এবং আনা হয়। এর মধ্যে সরবরাহকারীদের সাথে নতুন পণ্য তৈরির জন্য কাঁচামাল পেতে লিয়াসিং অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

এই ফাংশনটির লক্ষ্য গ্যারান্টি দেওয়া হল যে সংস্থাটি যে বাণিজ্যিক বা বাণিজ্যিক পরিষেবা চালিয়ে যাচ্ছে তার উত্পাদন বা রাখার জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছু তার হাতে রয়েছে।

8- মনোযোগ কল করুন

অফিসে এটিরও ফোনের জবাব দেওয়া দরকার, যেহেতু এটি ক্লায়েন্ট, সরবরাহকারী এবং তাদের সহকর্মীদের মধ্যে যোগাযোগের মাধ্যম।

যদিও এটি একটি সহজ কাজ বলে মনে হচ্ছে, এটির জন্য একটি নির্দিষ্ট প্রোটোকল প্রয়োজন কারণ এটি ভয়েস হতে পারে যে সংস্থার বাইরের কেউ এর চিত্রের সাথে যুক্ত। অতএব, সৌজন্যের নিয়মকে সম্মান করা, একটি প্রাতিষ্ঠানিক স্বর বজায় রাখা, ভয়েসের ভলিউম এবং ব্যবহৃত শব্দভাণ্ডার মাঝারি করে রাখা গুরুত্বপূর্ণ।

আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য, যা কখনও কখনও এই ফাংশনটি সম্পাদন করার সময় উপেক্ষা করা হয়, তা হ'ল ফোনের অপর পাশের ব্যক্তি সম্পর্কে যতটা সম্ভব তথ্য লেখা; এটি সংস্থার যোগাযোগের ডেটাবেসকে খাওয়াবে এবং টেলিফোনে কথোপকথনের সময় আলোচিত বিষয়টি সঠিকভাবে অনুসরণ করার অনুমতি দেবে।

9- ফাইল সংস্থা

অফিসে সম্পাদিত বেশিরভাগ টাস্ক কিছু নথি তৈরি করে: চালান, নোট, মিনিট, মিনিট, বিক্রয় প্রতিবেদন ইত্যাদি

ডিজিটাল বা কাগজে, এটি এমন একটি তথ্যের পরিমাণ যা ব্যবসায়ের জন্য তার গুরুত্বের স্তরের সাথে তালিকার তালিকাভুক্ত, সংরক্ষণাগার স্থাপন এবং সুরক্ষার দায়িত্বে থাকা প্রয়োজন।

ঠিক এই শেষ পয়েন্টটি, তথ্য সুরক্ষার বিষয়টি এমন একটি বিষয় যা অনেক সংস্থার মাথাব্যথা হয়ে দাঁড়িয়েছে, এ কারণেই আরও বেশি সংখ্যক সরঞ্জাম, প্রোটোকল এবং পদ্ধতিগুলি উত্থিত হচ্ছে যা তথ্য এবং ফাইলের সংক্রমণে সুরক্ষা প্রদান করে। একটি সংস্থার সংবেদনশীল ডেটা।

কিছু ক্ষেত্রে বাহ্যিক হার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করা হয়, অন্যদিকে কিছু ক্ষেত্রে "মেঘ" তে মাইক্রোসফ্ট ওয়ানড্রাইভ, গুগল ড্রাইভ বা অ্যাপল আইক্লাউডের মতো এই ক্ষেত্রে বা স্টোরেজ প্ল্যাটফর্মগুলির জন্য বিশেষ সার্ভার রয়েছে।

10- সংস্থার মেইল ​​বিতরণ

একটি কাজ, যা খুব উচ্চ একাডেমিক প্রশিক্ষণের প্রয়োজন না সত্ত্বেও ভাল সংস্থা, দায়িত্ব এবং জরুরি ভিত্তি প্রয়োজন, অফিসের মধ্যে চিঠিপত্রের বিতরণ।

একটি নকশার স্কেচ, ব্যাংকের প্রেরিত ক্রেডিট কার্ড, সরবরাহকারীর কাছ থেকে চালান বা সরকারী সত্তার প্রতিক্রিয়া পত্র, এমন কিছু নথি যা কোনও কর্মচারী অপেক্ষা করতে পারে এবং যার মধ্যে অন্যান্য অনেক প্রক্রিয়া রয়েছে কোম্পানির.

11- গ্রাহক সেবা

এই ফাংশনটি গ্রাহকরা কোম্পানির দেওয়া পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কে প্রশ্ন বা অভিযোগ সহ শারীরিকভাবে পরিবেশন করে।

12- মুদ্রণ এবং নথি নকল

এটি এমন নথিগুলি মুদ্রণের সাথে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা শারীরিকভাবে অবশ্যই রাখতে হবে বা সেইগুলি অনুলিপিতে রাখতে হবে বা সংস্থার কর্মীদের হাতে পৌঁছে দিতে হবে সেগুলির অনুলিপিগুলি।

13- প্রার্থী সাক্ষাত্কার

এটি কর্মীদের নির্বাচন প্রক্রিয়াটির অন্যতম কাজ। এগুলি স্বতন্ত্রভাবে বা গোষ্ঠীগুলিতে বাহিত হতে পারে, অর্থাত্, একক প্রার্থী বা কয়েকটিকে কেন্দ্র করে।

14- সরবরাহ এবং অফিস সরবরাহ ক্রয়

অফিস সরবরাহগুলি এর দক্ষতার জন্য প্রয়োজনীয়। স্টেশনারি সরবরাহ, প্রিন্টার কালি, প্যাকেজিং বা কাগজ সর্বদা পাওয়া উচিত, তাই তাদের পরিচালনার দায়িত্বে থাকা কোনও ব্যক্তি থাকা উচিত।

15- প্রশাসনিক কাজ

স্থিতিশীলতা বজায় রাখতে এবং ব্যবসায়িক সাফল্য অর্জনে সক্ষম হওয়ার জন্য প্রশাসনিক পদ্ধতিগুলি প্রয়োজনীয়। আইনী বিষয় সম্পর্কে সচেতন হওয়া, কাগজপত্র এবং অন্যান্য আমলাতান্ত্রিক প্রকল্পগুলি এর কয়েকটি কাজ।

তথ্যসূত্র

1. অড্রা বিয়ানকা (গুলি / চ)। অফিস সংস্থা এবং পরিকল্পনা টিপস। থেকে উদ্ধার করা হয়েছে: smallbusiness.chron.com।
2. বিজ ট্রেন্ড (2015)। 7 অফিসের কাজ আপনি করতে পারেন এবং স্বয়ংক্রিয় করতে হবে। থেকে উদ্ধার করা হয়েছে: es.sba.gov।
3. দেউই ক্যাটলিন (2016)। আপনি কাজের ইমেলটিতে আপনার জীবনের কত ঘন্টা নষ্ট করেছেন? আমাদের হতাশাজনক ক্যালকুলেটর চেষ্টা করুন। পুনরুদ্ধার: ওয়াশিংটনপস্ট.কম।
4. লরি রিভস অফিসে কাজ করা কাজের তালিকা। থেকে উদ্ধার: work.chron.com।
5. অফিস সহকারী কী করেন। Learn.org থেকে উদ্ধার করা হয়েছে।
6. অফিসের চাকরিতে লোকেরা ঠিক কী করে। পুনরুদ্ধার: reddit.com থেকে।