- প্রশাসনিক সহকারী 7 টি প্রধান কাজ
- 1- নথি ব্যবস্থাপনা
- 2- ইভেন্ট পরিকল্পনা
- 3- ব্যবহারকারী এবং দর্শকদের মধ্যে ব্যক্তিগত মনোযোগ
- 4- টেলিফোন এবং ভার্চুয়াল মনোযোগ
- 5- এজেন্ডাস প্রশাসন
- 6- হিসাবরক্ষণ
- 7- প্রযুক্তিগত পরিচালনা
- তথ্যসূত্র
একটি প্রশাসনিক সহকারী কার্যাবলী সহায়তা ও স্বাভাবিক কার্যক্রম একটি কোম্পানী বিকাশ করতে সঙ্গত এর কাজগুলো হয়। অতএব, এগুলি কার্যকর দক্ষতার জন্য অপরিহার্য।
এই ক্রিয়াকলাপগুলি তারা যে কোম্পানিতে কাজ করে তার ব্যবসায়ের ক্ষেত্র অনুযায়ী সাধারণত পরিবর্তনশীল। উদাহরণস্বরূপ, আইন সংস্থাগুলির মতো বিশেষায়িত অফিসগুলিতে সহায়তাকারীদের সাধারণত নির্দিষ্ট কিছু কার্যক্রম পরিচালনার জন্য নির্দিষ্ট প্রশিক্ষণ থাকে।
যাইহোক, অফিসে তথ্য বিতরণ এবং পরিচালনার চারপাশে ঘুরে বেড়ানো এমন সমস্ত ক্ষেত্রে সাধারণ কাজ রয়েছে। এর মধ্যে ডকুমেন্টস, সংরক্ষণাগারগুলি পরিচালনা এবং ইভেন্টগুলি পরিচালনা করার অন্তর্ভুক্ত।
তবে এই ক্রিয়াকলাপগুলি আরও বেশি বিস্তৃত হতে পারে। কিছু উপলক্ষে প্রশাসনিক সহকারীদের অ্যাকাউন্টিং তথ্য প্রক্রিয়াকরণ এবং এমনকি সংস্থার প্রযুক্তিগত সংস্থানগুলির পরিচালনার গ্যারান্টি দেওয়ারও যত্ন নিতে হবে।
প্রশাসনিক সহকারী 7 টি প্রধান কাজ
1- নথি ব্যবস্থাপনা
প্রশাসনিক সহকারীটির অন্যতম প্রধান কাজ হ'ল অফিস সদস্যদের ডকুমেন্ট এবং ফাইল পরিচালনার সাহায্য করা।
সাধারণত এই কাজটি ফাইলের স্টোরেজ, সংস্থাপন এবং পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত।
তবে নির্দিষ্ট সময়ে তাদের পক্ষে ডকুমেন্ট লিখতে, সম্পাদনা করতে ও পর্যালোচনা করা প্রয়োজন হতে পারে।
কিছু সংস্থায় এমনকি তাদের চিঠি বা নোটের ডিকশন নিতে এবং সভাগুলির যে মিনিট হয় সেগুলি রেকর্ড করতে বলা হয়।
কিছু ক্ষেত্রে, উদাহরণস্বরূপ, যখন এটি কোনও আইন সংস্থার কথা আসে, এই কাজগুলি সম্পাদন করতে সক্ষম হওয়ার জন্য বিশেষ প্রশিক্ষণের প্রয়োজন: প্রশাসনিক সহকারীকে পরিভাষা এবং আইনী পদ্ধতিগুলি বোঝার প্রয়োজন হবে।
অন্যদিকে, চিকিত্সার ক্ষেত্রে কর্মরত প্রশাসনিক সহকারীদের বিভিন্ন দক্ষতার প্রয়োজন। তাদের অবশ্যই রোগীদের সাথে ডিল করার এবং মেডিকেল রিপোর্টগুলি পড়ার প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ থাকতে হবে।
2- ইভেন্ট পরিকল্পনা
অফিস ইভেন্ট পরিকল্পনাও প্রায়শই প্রশাসনিক সহকারীদের দায়িত্ব is এই দায়িত্বের আকার সংস্থার আকার অনুযায়ী পরিবর্তনশীল হতে পারে।
একটি ইভেন্ট কেবল একটি সভা বা ব্যবসায় মধ্যাহ্নভোজ হতে পারে তবে এটি একটি বৃহত্তর সম্মেলন বা কর্পোরেট পার্টিও হতে পারে।
উভয় ক্ষেত্রেই, অংশগ্রহণকারীকে ইভেন্ট সম্পর্কিত সমস্ত মানদণ্ড পরিচালনা করতে হবে।
এর মধ্যে বিক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ করা, সংরক্ষণ করা, মেনু এবং সজ্জা নির্বাচন করা অন্তর্ভুক্ত। তবে এটির সাথে যোগাযোগ করা, আমন্ত্রিত করা এবং উপস্থিতি, স্পিকার এবং প্রভাষকদের যদি এটি প্রয়োজন হয় তা নিশ্চিত করেও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
3- ব্যবহারকারী এবং দর্শকদের মধ্যে ব্যক্তিগত মনোযোগ
প্রশাসনিক সহকারীদের জন্য গ্রাহক পরিষেবা সাধারণত একটি সাধারণ কাজ। শ্রোতার দিকে যেদিকে দৃষ্টি নিবদ্ধ করা সর্বদা সংস্থার আকার এবং তার ব্যবসায়ের দিকে নির্ভর করে।
ছোট ব্যবসায়ে যা সরাসরি জনসাধারণকে পরিবেশন করে, প্রশাসনিক সহকারীকে গ্রাহকদের সাথে দেখা করার প্রয়োজন হতে পারে।
যখন এটি হয়, তাদের কাজটি তাদের পরিচালনার সময় এবং কোম্পানির সুবিধাগুলির মধ্য দিয়ে যাবার সময় তাদের পরিচালনার লক্ষ্য।
বড় সংস্থাগুলিতে প্রশাসনিক সহকারীকে অন্য প্রকৃতির দর্শনার্থীদের যেমন অংশীদার বা বড় সরবরাহকারীদের উপস্থিত থাকতে হবে।
এই ক্ষেত্রে, তাদের মিশন তাদের এজেন্ডা এবং সংস্থাটির পরিচালনা বা কোম্পানির অন্যান্য ক্ষেত্রগুলির সাথে বৈঠকের পরিপূরণে তাদের গাইডেন্স করা হবে।
4- টেলিফোন এবং ভার্চুয়াল মনোযোগ
গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে টেলিফোন এবং ভার্চুয়াল সহায়তা অন্তর্ভুক্ত। টেলিফোন সহায়তার ক্ষেত্রে, ক্লায়েন্ট এবং অংশীদারদের অভিমুখীকরণের পাশাপাশি এজেন্ডাসের সংস্থা ও প্রশাসন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
ভার্চুয়াল মনোযোগ এলে, কাজগুলি গ্রাহক পরিষেবা বা তথ্য পরিচালনার জন্য সংস্থার সরবরাহ করা চ্যানেলগুলির উপর নির্ভর করবে।
কিছু ক্ষেত্রে, এটি ইমেল হ্যান্ডলিং, জবাব দেওয়া, ফরওয়ার্ড বা বার্তা প্রয়োজন হিসাবে সংরক্ষণের সাথে জড়িত।
অন্যান্য ক্ষেত্রে, যখন ভার্চুয়াল যোগাযোগের চ্যানেলগুলি আরও বৈচিত্রপূর্ণ হয়, অন্যান্য কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত হতে পারে যেমন চ্যাট সিস্টেমের মাধ্যমে জনসাধারণের সেবা করা এমনকি সংস্থার সামাজিক নেটওয়ার্কগুলির মাধ্যমে প্রশ্নের উত্তর দেওয়া।
বড় সংস্থাগুলিতে সাধারণত এই যোগাযোগের চ্যানেলগুলিতে অংশ নেওয়ার জন্য বিশেষভাবে কর্মী নিযুক্ত হওয়া স্বাভাবিক। ব্যবসায়গুলি যখন ছোট হয়, তখন এই কাজটি প্রায়শই প্রশাসনিক সহকারীদের হাতে ছেড়ে দেওয়া হয়।
5- এজেন্ডাস প্রশাসন
প্রশাসনিক সহকারীদের জন্য এজেন্ডাস পরিচালনা করা প্রায়শই একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ।
এই দায়িত্বের মধ্যে ফোনে, ব্যক্তিগতভাবে বা অনলাইনে অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং সভার জন্য অনুরোধ গ্রহণ এবং নির্ধারিত মানদণ্ড অনুযায়ী এজেন্ডায় তাদের সংগঠিত করা অন্তর্ভুক্ত।
এর মধ্যে কোম্পানির অভ্যন্তরে এবং বাইরে শিডিউলিং মিটিং, কাজের মধ্যাহ্নভোজ এবং ব্যবসায়িক ভ্রমণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
পরবর্তী ক্ষেত্রেগুলি ফ্লাইট, হোটেল, রেস্তোঁরা বা মিটিং রুমগুলি প্রয়োজনীয় হিসাবে বুক করা সহকারীটিরও দায়িত্ব।
6- হিসাবরক্ষণ
প্রশাসনিক সহকারীরা কখনও কখনও সংস্থার মধ্যে ঘটে এমন ব্যয় তদারকি ও রেকর্ডিংয়ের জন্য দায়ী। এই শুল্কগুলি সহজ হতে পারে যেমন স্প্রেডশিটে কিছু ব্যয় রেকর্ড করা।
কিছু ক্ষেত্রে সহকারীকে আরও জটিল কাজের বিকাশের জন্য প্রশিক্ষণ নিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার দায়িত্বগুলির মধ্যে ম্যানেজমেন্টকে অ্যাকাউন্টিং রিপোর্ট করা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
সাধারণত এটি সংস্থার আকারের উপর নির্ভর করে। একটি বড় সংস্থার সাধারণত আরও বিশেষায়িত ভূমিকা থাকে; এর মধ্যে, অ্যাকাউন্টিং তথ্য সেই উদ্দেশ্যে ভাড়া নেওয়া কোনও ব্যক্তি পরিচালনা করেন।
যাইহোক, যে কোনও প্রশাসনিক সহকারীর জন্য অন্যতম মৌলিক দক্ষতা হ'ল মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের মতো অফিস অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারকে দক্ষ করে তোলা।
7- প্রযুক্তিগত পরিচালনা
প্রযুক্তিগত সংস্থাগুলি পরিচালনা প্রশাসনিক সহকারীদের কাজগুলিরও একটি অংশ। এই অর্থে, আপনার দায়িত্ব হ'ল এটি নিশ্চিত করা যে সংস্থার পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জামগুলি ভালভাবে পরিচালনা করছে।
এর মধ্যে অন্যান্য সরঞ্জামগুলির মধ্যে কম্পিউটার সরঞ্জামগুলিতে থাকা তথ্যের ব্যাকআপ অনুলিপি তৈরি করা এবং অ্যান্টিভাইরাস আপডেট করা অন্তর্ভুক্ত।
অন্যদিকে, এতে প্রজেক্টর এবং ল্যাপটপের মতো সরঞ্জামাদি পরিচালনার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
এটি এর দায়িত্বে থাকা ক্রিয়াকলাপগুলির স্বাভাবিক বিকাশের জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলির পুনর্বিবেচনা এবং রক্ষণাবেক্ষণকেও বোঝায়।
এটি বলার অপেক্ষা রাখে না যে প্রশাসনিক সহকারীকে অবশ্যই প্রযুক্তিগত জ্ঞান থাকতে হবে। এর কাজটি বিশেষত অসুবিধাগুলি এড়ানোর জন্য সরঞ্জামের রক্ষণাবেক্ষণের জন্য প্রযুক্তিগত কর্মীদের নিয়োগের অন্তর্ভুক্ত।
তথ্যসূত্র
- বাকী, জে। (2017) এক্সিকিউটিভ সেক্রেটারি এবং প্রশাসনিক সহকারীদের কাজের দায়িত্ব। পুনরুদ্ধার: দ্য ভারসাম্য ডটকম থেকে
- ক্যারিয়ার বিল্ডার. (2016)। প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে কাজ করা - সাধারণদের পক্ষে একটি দুর্দান্ত পছন্দ। পুনরুদ্ধার করা হয়েছে: careerbuilder.com
- পিফেফার, জে। (২০১ 2016)। একজন মেডিকেল প্রশাসনিক সহকারী কী করবেন? উদ্ধারকৃত থেকে: rasmussen.edu
- Study.com। (সান ফ্রান্সিসকো)। প্রশাসনিক সহকারীের দায়িত্ব থেকে উদ্ধার: অধ্যয়ন.কম