- একজন সচিবের 7 টি প্রধান কার্য
- 1- এজেন্ডা পরিচালনা
- 2- জনসাধারণের প্রতি মনোযোগ দিন
- 3- নথি ব্যবস্থাপনা
- 4- সংবেদনশীল তথ্য পরিচালনা (অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক)
- 5- অফিস সংস্থা
- 6- উপস্থাপনা প্রস্তুতি
- 7- প্রশাসনিক নজরদারি
- ভার্চুয়াল সেক্রেটারি
- তথ্যসূত্র
সচিবের প্রধান কাজগুলির মধ্যে রয়েছে এজেন্ডা পরিচালনা করা, জনসাধারণের সেবা করা এবং গোপনীয় তথ্য পরিচালনা করা। অফিসে প্রশাসনিক সহায়তার কাজ সম্পাদনের দায়িত্বে থাকা ব্যক্তি।
এই অবস্থানটি কোনও পুরুষ বা মহিলা দ্বারা ধরে রাখা যেতে পারে, যদিও সবচেয়ে সাধারণ বিষয়টি হ'ল মহিলাটি যা এটি অনুশীলন করে।
তারা সাধারণত সংস্থার মধ্যে যেমন নির্দিষ্ট পরিচালক, পরিচালক, পরিচালক, রাষ্ট্রপতি, ইত্যাদির সাথে একটি নির্দিষ্ট শ্রেণিবদ্ধ ব্যক্তিদের গোপনীয় বিষয়গুলির দায়িত্বে থাকেন। এটি তাদের পক্ষে তারা যার জন্য কাজ করে তাদের নির্বাহকের ডান হাত তোলে makes
সংস্থাটি যদি ছোট হয় তবে সচিবের প্রধান কাজের চাপটি অফিসের মূল কাজগুলির সাথে সম্পর্কিত।
বিশ্বের কিছু দেশ তার কাজের ধন্যবাদ ও উদযাপন করার জন্য বছরের এক সময় তাঁর কাছে একটি বিশেষ দিন উত্সর্গ করে। উদাহরণস্বরূপ, কলম্বিয়াতে পেরু এবং মেক্সিকো সেক্রেটারির দিন ২ April শে এপ্রিল, আর ভেনেজুয়েলায় এটি ৩০ সেপ্টেম্বর।
একজন সচিবের 7 টি প্রধান কার্য
সেক্রেটারির কাজ হ'ল তার মনিবকে সহায়তা এবং সহযোগিতা দেওয়া যাতে তিনি বিলম্ব বা বিঘ্ন ছাড়াই সংস্থার মধ্যে তার ভূমিকা পুরোপুরি সম্পাদন করতে পারেন।
যদিও সংস্থার প্রকৃতি কোনও সেক্রেটারির প্রয়োজনীয় কাজের ধরণের উপর প্রভাব ফেলে তবে এটি বলা যেতে পারে যে তার প্রধান কাজগুলি হ'ল:
1- এজেন্ডা পরিচালনা
যে ব্যক্তির জন্য তিনি যুগোপযোগী কাজ করেন তার এজেন্ডা রাখা সচিবের দায়িত্ব। সেখানে আপনার সমস্ত কাজের প্রতিশ্রুতি এবং কখনও কখনও ব্যক্তিগত প্রতিফলন করা উচিত।
আপনার নিয়োগকর্তার সাথে সম্পর্কিত হওয়া সমস্ত লোক এবং সংস্থার ডেটা রেকর্ড রাখতে হবে।
একজন সচিবের এজেন্ডা প্রায়শই নির্বাহী যিনি তার জন্য কাজ করেন তার অপারেশনাল লগ হিসাবে কাজ করে।
2- জনসাধারণের প্রতি মনোযোগ দিন
জনসাধারণের প্রতি দৃষ্টি আকর্ষণ করা সর্বাধিক প্রাথমিক কাজ যা সচিবকে সম্পাদন করতে হবে। আপনাকে অবশ্যই কলগুলির উত্তর দিতে হবে এবং সেগুলির কারণটি অবশ্যই রেকর্ড করতে হবে, সেই সাথে সমস্ত ডেটা যা আপনার নিয়োগকর্তাকে বিষয়টি সম্পর্কে কার্যকরভাবে অনুসরণ করতে দেয়।
তিনি সেই ব্যক্তি যিনি অফিসে দর্শনার্থীদের গ্রহণ করেন। এই কারণেই সচিবের পক্ষে কর্মস্থলের কর্পোরেট চিত্রের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ কোনও চিত্র বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ।
সেখানে তার ভূমিকাটি কেবল দর্শকদের জন্য অভিবাদন এবং অপেক্ষাটি বানিয়ে দেওয়ার জন্যই নয়, সংস্থাটির সাংগঠনিক সংস্কৃতি এবং অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়াগুলির বিষয়ে প্রথম দিকনির্দেশনা এবং দিকনির্দেশনাও সরবরাহ করতে পারে।
3- নথি ব্যবস্থাপনা
সেই ব্যক্তি যে তার মনিবদের কাছ থেকে চিঠিপত্র গ্রহণ করে এবং পরিচালনা করে তা ছাড়াও, একজন সচিব তার নিয়োগকর্তার বেশিরভাগ চিঠি, নোটিশ, মেমো এবং ইমেলগুলি লিখেছেন, পড়েন, প্রতিক্রিয়া জানায়।
এ লক্ষ্যে, আপনার নির্দিষ্ট সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করা উচিত যা আপনাকে আরও বেশি তত্পরতা এবং গতির সাথে এই জাতীয় দস্তাবেজ প্রস্তুত করতে দেয়।
এই দক্ষতার নির্দিষ্টতা আপনি যে অঞ্চলে কাজ করেন সেই ধরণের কাজের উপর নির্ভর করবে।
সচিব তার বসের যোগাযোগের ডেটাবেস এবং ফাইলের লিখিত চিঠিপত্র পরিচালনা করেন, পাশাপাশি কার্যালয়ের মধ্যে কয়েক মিনিট এবং আগ্রহের অন্যান্য ডকুমেন্টগুলিও পরিচালনা করেন।
সচিবই সাধারণত গুরুত্বপূর্ণ সভাগুলিতে আলোচিত বিষয়গুলির নোট নেন।
4- সংবেদনশীল তথ্য পরিচালনা (অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক)
একজন সেক্রেটারি আলাদা করে এমন কার্যাদিগুলির মধ্যে হ'ল তিনি যে সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানে কাজ করেন তার পরিচালনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ সমস্ত তথ্য পর্যাপ্ত ও দক্ষতার সাথে পরিচালনা করা।
উদাহরণস্বরূপ, যে আইনী দস্তাবেজগুলি যে কোনও সময় সরকারী সংস্থাগুলির দ্বারা প্রয়োজনীয় হতে পারে আপনার অবশ্যই নিয়ন্ত্রণ থাকতে হবে।
আপনার পরিবেশ বা সংস্থা সম্পর্কিত কোনও অভিনেতার কাছ থেকেও তথ্য অ্যাক্সেস পেতে পারেন। এই তথ্যটি অবশ্যই বুদ্ধিমান, দক্ষ ও সময়োচিত পদ্ধতিতে পরিচালনা করতে হবে।
5- অফিস সংস্থা
সচিবকে অবশ্যই অফিস সরঞ্জাম এবং আসবাব পরিচালনা করতে হবে: টেলিফোন, ফটোকপিয়ার, প্রিন্টার, প্রজেক্টর, আসবাবপত্র, ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি সহ অন্যদের মধ্যে।
তিনিই হলেন সরবরাহ এবং অফিস সরঞ্জামগুলির জায় নিয়ন্ত্রণ করেন। এটি শারীরিক এবং ইলেকট্রনিক ফাইল সিস্টেমগুলিকে সুশৃঙ্খল করে রাখে যাতে প্রয়োজনে তথ্য সহজেই পাওয়া যায়।
সচিবের অবশ্যই একটি পরিষ্কার এবং সুসংহত ওয়ার্কস্পেস থাকতে হবে, যেহেতু এটি সাধারণত প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেরা এর সুবিধাগুলিতে প্রবেশের সময় দেখেন things
6- উপস্থাপনা প্রস্তুতি
সাধারণত কোনও নির্বাহীকে অবশ্যই তার প্রতিবেদন উপস্থাপনা আকারে উপস্থাপন করতে হবে যা তথ্যের সংক্ষিপ্তসার এবং র্যাঙ্ক করে। এই কাজের জন্য তিনি সাধারণত তাঁর সচিবের কাছে সাহায্য চান।
সচিবালয়ে যে ব্যক্তি আছেন তাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে সেখানে উপস্থিত তথ্য সঠিকভাবে তার বসের ভাগ করে নেওয়ার ইচ্ছা প্রকাশিত ডেটা প্রতিবিম্বিত করে।
আপনার অবশ্যই সতর্ক থাকতে হবে যে এটি বানানের ত্রুটিমুক্ত একটি উপস্থাপনা এবং এটি কোম্পানির গ্রাফিক পরিচয়ের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।
7- প্রশাসনিক নজরদারি
সচিবের সচেতন হওয়াও সচেতন হওয়ার দায়িত্ব যে সচেতন হওয়া যে নীতি ও পদ্ধতিগুলি সে যে সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানে কাজ করে সেগুলির সম্পদের যত্ন নেওয়া প্রয়োজন।
তার বসের শ্রেণিবিন্যাসের স্তর অনুসারে, সচিব বাজেটের ক্রিয়াকলাপের বিশদ প্রতিফলিত করে এমন তথ্যের যথার্থতা যাচাই করতে পারেন।
একজন সচিবকে অবশ্যই অফিসের মধ্যে থাকা ব্যবস্থাপনা নিয়ন্ত্রণ এবং সংস্থানগুলির সঠিক প্রশাসনের যত্ন নিতে হবে।
ভার্চুয়াল সেক্রেটারি
অনলাইন চাকরির উত্থানের সাথে সাথে অনলাইন সেক্রেটারি বা ভার্চুয়াল সহকারীদের চিত্র উঠে আসে।
এই সচিবরা উপরে বর্ণিত বেশিরভাগ কাজ কিন্তু দূরবর্তীভাবে করেন do এই ক্ষেত্রে, সচিবরা তাদের পরিষেবাগুলির জন্য ঘন্টা বা প্রকল্পের মাধ্যমে চার্জ করেন।
তথ্যসূত্র
- অর্থ সংস্কৃতি (2015)। সচিবের 4 টি প্রধান কার্যাদি। উদ্ধার করা হয়েছে: comofuncionaque.com থেকে
- কোকেমুলার, নীল (গুলি /) একজন সচিবের দায়িত্বের তালিকা। থেকে উদ্ধার: work.chron.com
- পাইমেক্স (2016)। প্রশাসনিক সচিবের কাজ এবং দায়িত্ব পুনরুদ্ধার করা হয়েছে: পাইমেক্স.পি
- স্বেচ্ছাসেবক এখন (গুলি / চ) সচিবের ভূমিকা কী? থেকে উদ্ধার: diycomitteeguide.org
- উইন্ডারমেয়ার, আনা (গুলি /) একজন ম্যানেজারের সহকারী হিসাবে সচিবের কাজ কী? উদ্ধারকৃত: pyme.lavoztx.com