দলিলগুলির জীবনচক্রটি কী? - সংস্কৃতি শব্দভাণ্ডার - 2025

নথি জীবনচক্র বিভিন্ন পর্বের একটি উত্তরাধিকার যার মাধ্যমে ফাইলটি তার দরকারী সারা জীবন পাস নিয়ে গঠিত। এই পর্যায়গুলি বিন্যাস বা স্থায়ীভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত হওয়ার মুহুর্ত পর্যন্ত কোনও দস্তাবেজ তৈরির সমস্ত ব্যবহার এবং পরিবর্তনের মধ্য দিয়ে range

নথিগুলির জীবনচক্রের ধারণাটি দ্বিতীয় বিশ্বযুদ্ধের পরে যুক্তরাষ্ট্রে তৈরি হয়েছিল। এটি প্রচুর পরিমাণে জমা হওয়া ফাইলগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি উপযুক্ত উপায় খুঁজে বের করার প্রয়োজনের কারণে এটি হয়েছিল।

চিত্র উত্স: উইকিমিডিয়া.অর্গ।

প্রতিটি অনুশাসন তার ফোকাস এবং সংরক্ষণাগারটির প্রকৃতি বিবেচনা করে নথিগুলির জীবনচক্রের কাছে আলাদাভাবে পৌঁছায়। উদাহরণস্বরূপ, আইনী নথির জীবনচক্রের একাডেমিক নথির চেয়ে পৃথক পর্যায় থাকতে পারে।

প্রতিটি ক্ষেত্রে ডকুমেন্টকে কতক্ষণ রাখা উচিত, এটি কীভাবে সংরক্ষণ করতে হবে বা এর সঠিক ব্যবহার কী হওয়া উচিত তা বিবেচনাভেদে ভিন্ন হয়। একইভাবে, এর জীবনচক্রের ধাপগুলির জন্য পৃথক পৃথক পন্থাও রয়েছে।

উদাহরণস্বরূপ, কোনও সংস্থা বা কোনও সরকারী সত্তাকে তাদের বয়সের কারণে মূল্যহীনতার নথি থাকতে পারে। তবে এই একই সংরক্ষণাগারগুলির একটি যাদুঘরের জন্য একটি উচ্চ highতিহাসিক মান থাকতে পারে।

আর একটি মৌলিক পার্থক্য হ'ল এনালগ এবং ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলির মধ্যে বিদ্যমান। যদিও ডকুমেন্টের বিষয়বস্তুতে গুরুত্ব রয়েছে, ডিজিটাল ফাইলগুলির অস্তিত্ব তাদের পরিচালনা এবং তাদের জীবনচক্রের পর্যায়ে বিশদগুলি বোঝায়।

দলিল তিন বয়সের

চিত্র: স্লাইডপ্লেয়ার

১৯ 197২ সালে ianতিহাসিক কার্লোস ওয়েফেলস তিন যুগের তত্ত্বটির প্রস্তাব করেছিলেন। এর মতে, দস্তাবেজগুলি এমন বস্তু যা একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া থাকে যার সময় তাদের ব্যবহারগুলি রুপান্তরিত হয়।

সাধারণভাবে, নথিগুলি তৈরির পরে এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য নিবিড়ভাবে ব্যবহারের মধ্যে রয়েছে। যাইহোক, সময়ের সাথে সাথে এই ব্যবহারটি হ্রাস করা হয় যতক্ষণ না এটি পুরোপুরি বন্ধ হয়ে যায়, কারণ সেগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত বা ধ্বংস হয়ে যায়।

ওয়াইফেলসের মতে, সমস্ত নথি যাচাই করে এমন চক্রটি তিন যুগে বিভক্ত: প্রশাসনিক বা সক্রিয় বয়স, মধ্যবর্তী বা আধা-সক্রিয় বয়স এবং নিষ্ক্রিয় বা historicalতিহাসিক যুগ।

প্রশাসনিক বা সক্রিয় বয়স (পরিচালন ফাইল)

একটি নথির সক্রিয় সময়ের উল্লেখ করে। এটি এর সৃষ্টির মুহুর্তে শুরু হয় এবং বিভিন্ন পর্যায়ে যায় যেখানে এটি প্রায়শই পরামর্শ নেওয়া, স্থানান্তর করা এবং ভাগ করা হয়।

উদাহরণস্বরূপ, কোনও ইউটিলিটি বিলের উত্পাদনের সময় প্রশাসনিক বয়স শুরু হয়। তারপরে একটি সীমিত সময়ের জন্য চালিয়ে যান - পোস্টম্যানের মাধ্যমে বিতরণ বা ইমেল করার সময়, চেক করার সময় এবং প্রদান করার সময়।

মধ্যবর্তী বা আধা-সক্রিয় বয়স (কেন্দ্রীয় ফাইল)

এটি সেই সময়কালে নথিটি যার জন্য এটি তৈরি হয়েছিল তার কার্যকারিতা হারিয়ে ফেলেছে। সুতরাং, প্রশাসনিক যুগে যেমন এটি ব্যবহারে তেমন সক্রিয় নয়। তবে এটি সংরক্ষিত এবং অবিচ্ছিন্নভাবে পরামর্শ করা যেতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, কোনও ইউটিলিটি বিলের মধ্যবর্তী বয়স শুরু হয় যখন এটি পরিশোধ করার পরে, এটি কোনও ফোল্ডারে ফাইল করা হয়। এটি খুব সম্ভবত যে এটির সাথে আর কখনও পরামর্শ করা হবে না, তবে কোনও উদ্বেগ দেখা দিলে ফাইলটিতে রাখা হয় is

নথির আধা-সক্রিয় জীবন নথির ধরণের এবং প্রসঙ্গে নির্ভর করে পরিবর্তনশীল হতে পারে। একটি আইনী দস্তাবেজ, উদাহরণস্বরূপ, ইউটিলিটি বিলের চেয়ে দীর্ঘতর সক্রিয় জীবন থাকতে পারে।

নিষ্ক্রিয় বয়স বা historicalতিহাসিক বয়স (archতিহাসিক সংরক্ষণাগার)

সংরক্ষণাগারগুলির চূড়ান্ত সময়কে বোঝায়। তবে, সমস্ত ফাইলের গন্তব্য এক নয়। তাদের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে এগুলি historicalতিহাসিক বা ধ্বংস করা যেতে পারে।

Archতিহাসিক সংরক্ষণাগারগুলি হ'ল সংস্কৃতি বা গবেষণার মূল্য। সুতরাং, এই পর্যায়ে, সংরক্ষণের পদ্ধতিগুলি যথাসম্ভব সম্পূর্ণরূপে সংরক্ষণের জন্য অনুসন্ধান করা হয়।

নথির জীবনচক্রের পর্যায়গুলি

তিন যুগের তত্ত্বটি সমস্ত নথির মধ্য দিয়ে যে মৌলিক পর্যায়গুলি সাধারন ভাবে প্রতিষ্ঠিত করে। যাইহোক, অন্যান্য আরও নির্দিষ্ট পর্যায়ে রয়েছে যা নথিগুলির কার্যকারিতা এবং পরিচালনা সম্পর্কে সংজ্ঞা দেয়।

একটি দস্তাবেজ যে স্তরগুলির মধ্য দিয়ে যায় তার মান, এর ব্যবহার এবং এর প্রসঙ্গে নির্ভর করে। এই বৈশিষ্ট্য অনুসারে, এটি নির্ধারিত হয় কোন ধাপে এটির মধ্য দিয়ে যেতে হবে এবং সেগুলির প্রত্যেকের জন্য প্রযুক্তিগত ও প্রশাসনিক বিধানগুলি কী।

এগুলি কয়েকটি মূল পর্যায়ে যা ডকুমেন্ট তার কার্যকর জীবন জুড়ে যায়:

1-সৃষ্টি: মুদ্রিত বা ডিজিটাল বিন্যাসে নথিটি তৈরি করে।

2-স্টোরেজ: দস্তাবেজটি যে বিন্যাসে তৈরি করা হয়েছে সে অনুযায়ী এটি শারীরিক বা ডিজিটালি সংরক্ষণ করা হয়। কিছু ক্ষেত্রে, ডিজিটালাইজেশন পর্যায়টিও বিবেচনা করা হয়, যখন এটি প্রক্রিয়ার অংশ।

3- শ্রেণিবদ্ধকরণ: প্রতিটি প্রসঙ্গে প্রতিষ্ঠিত পরামিতি অনুসারে দলিলগুলির সংগঠন, শ্রেণিবিন্যাস বা সূচীকরণ বোঝায়।

4-স্থানান্তর: এর বৈশিষ্ট্য অনুসারে একটি নথি প্রেরণ এবং / বা বিতরণ বোঝায়। বর্তমানে এটি শারীরিক মেল দ্বারা প্রসবের ক্ষেত্রে বা ইমেলের মাধ্যমে প্রেরণের ক্ষেত্রে যেমন হতে পারে তেমন উল্লেখ করতে পারে।

5-বিতরণ: এই পর্যায়টি এমন নথিগুলিকে বোঝায় যা জনসাধারণের ব্যবহার বা প্রয়োজন হয়, তাই তৈরি হওয়ার পরে তাদের একটি নির্দিষ্ট গোষ্ঠীর কাছে প্রকাশ করা দরকার।

6-সহযোগিতামূলক ব্যবহার: বর্তমানে ফাইলগুলি ভাগ করে নেওয়া ব্যবহার এবং সম্পাদনার জন্য সাজানো যেতে পারে। এই পর্যায়টি সাম্প্রতিক উপস্থিতির এবং এটি ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলির জন্য একচেটিয়া বিবেচনা করা হয়।

7-পরামর্শ: সেই পর্যায়ে বোঝায় যে দস্তাবেজগুলি যাতে এই বিষয়ে পরামর্শ নেওয়া যেতে পারে সে উদ্দেশ্যে সজ্জিত করা হয়। এই প্রক্রিয়া চলাকালীন, সুরক্ষা এবং / অথবা অ্যাক্সেসযোগ্যতার বিধানগুলি জনসাধারণের উপর নির্ভর করে যে তথ্য অ্যাক্সেস করবে বলে নির্ভর করে তা খুব গুরুত্বপূর্ণ।

8-সংরক্ষণাগার বা ধ্বংস: এটি সমস্ত নথির জীবনচক্রের চূড়ান্ত পর্যায়ে। এটি সেই মুহুর্তের সাথে সামঞ্জস্য হয় যেখানে এটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় যে এটির সংরক্ষণের যথেষ্ট historicalতিহাসিক মূল্য আছে বা বিপরীতে, এটি ধ্বংস হয়ে যায়।

পদ্ধতি

1. ডারমাউথ কলেজ। (সান ফ্রান্সিসকো)। ডকুমেন্ট লাইফ সাইকেল: সংজ্ঞা, সহায়ক প্রযুক্তি এবং অ্যাপ্লিকেশন। উদ্ধার করা থেকে: ডার্টমাউথ.ইডু
2. গঞ্জলেজ, এল। (2015)। নথিগুলির জীবনচক্র: 3 বয়সের তত্ত্ব। থেকে উদ্ধার করা হয়েছে: bibliopos.es
3. লারারিও, বি (2013)। একটি বৈদ্যুতিন ডকুমেন্ট পরিচালনা জীবন চক্র কি? উদ্ধার করা হয়েছে: ডকুমেন্টমিডিয়া ডটকম থেকে
4. রাউস, এম। (এসএফ) দস্তাবেজ জীবনকাল পুনরুদ্ধার করা হয়েছে: whatis.techtarget.com
5. ইয়েব্রা, এম (২০১ 2016)। নথিগুলির জীবনচক্র - স্প্যানিশ সংরক্ষণাগার ব্যবস্থা। উদ্ধারকৃত থেকে: নর্মাদ্যাট.য়েস।